نظر، نشان دادیم.
در مقاله [25]داریم، در اولین درس وضعیت صنعت را در SCM مشخص کرده و تکامل آن را در 25 سال گذشته نشان می دهد. درس دوم، موضوعات و تحقیقات جاری را نشان می دهد. در بخش سوم چالشهای SCM و همچنین آینده آنرا نشان می دهد. چالشهای SCM: چالشهای عملیاتی، کارایی، مقیاس پذیری و دردسترس بودن، مدیریت داده‌ها، مدیریت فرآیند، PDM در مقابل SCM، پشتیبانی از web، رشد تعداد ویژگی‌ها.
مقاله[26] اذعان دارد که CMMI به عنوان یک مدل ارزیابی پایدار فرآیند نرم افزاری، پذیرش شده است. در این مطالعه CMMI سطح 2 برای کمپانی‌هایی که جدیدا با این مدل تطابق می یابند، انتخاب شده است. در ابتدا یک پرسشنامه بر اساس روش ارزیابی جهت تسهیل ارزیابی سریع یا خودآزمایی سطح 2 CMMI برای یک شرکت نرم افزاری، توسعه داده شده است. این پرسشنامه می تواند برای اهداف بهبود فرآیند نیز استفاده شود. این مقاله روی نتایج هدایت پرسشنامه در 5 شرکت نرم افزاری گزارش می دهد و در مورد ارزش پرسشنامه برای بلوغ سطح 2 CMMI و دریافت نتایج آن بحث می کند.

شکل 4-

جدول 4-

فصل چهارم

4. راهکار پیشنهادی جهت حل مسئله
4-1. دلایل انتخاب مدل IDEAL به عنوان نقشه راه
همانطور که بیان شد، مدل‌های بهبود فرآیند از جمله CMMI در مورد نحوه ‌پیاده‌سازی نواحی فرآیندی و تمرین‌ها، راهنمایی‌هایی ارائه نکرده است و در واقع تنها بایدها و نبایدهای کار را بیان کرده است. لذا ما نیاز به نقشه راه داریم. که در اینجا مدل IDEAL را برای بومی‌سازی مدیریت پیکربندی در سازمان ثبت اسناد انتخاب نمودیم.
دلایل انتخاب ما برای این مدل پس از تحقیقات لازم، موارد زیر می باشد:
این مدل برای سازمان‌هایی که در مرحله بنیان‌گذاری بهبود فرآیند قرار دارند، بسیار مفید است. مثل سازمان ثبت اسناد که در ابتدای مرحله بومی‌سازی CM در مدل CMMI قرار دارد.
مدل IDEAL یک مدل کلی و منعطف است بطوریکه می توان از مدل‌های دیگر، در فازهای مختلف IDEAL استفاده نمود. و اینکه بر اساس شرایط و اهداف سازمان از آن استفاده نمود.
این مدل در دانشگاه کارنگی ملون و جهت ‌پیاده‌سازی مدل CMMI، ایجاد گشته است.
• نحوه جمع‌آوری داده‌ها
از پرسشنامه‌ها و مصاحبه‌ها برای جمع آوری داده‌هایی همچون موارد زیر استفاده نمودیم
• اهداف سازمان
• وضعیت جاری سازمان
• اولویت‌بندی فرآیندهای سازمان جهت بهبود
• بازخوردهای پرسنل جهت اعتبارسنجی به بومی‌سازی صورت گرفته

4-1-1. فاز اول-بنیان گزاری
هدف اصلی این قسمت تعیین اهداف کمی و کیفی کسب و کار است. اهدافی که باید تحقق یابد یا پشتیبانی شود .
در این فاز، طی جلسات و مصاحبه‌هایی با مدیران ارشد سازمان و ریاست اداره، اهداف کلی سازمان و همچنین انگیزه‌های ایجاد تغییر در سازمان را جویا شدیم.
گروه‌های EPG و MSG و TWG هر کدام با نقش‌ها و مسئولیت‌های متفاوت جهت مدیریت و پشتیبانی از ادامه فازها و امور تشکیل شدند که به شرح ذیل می باشند.

• هدف سازمان
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور  وظیفه تثبیت و مستندسازی مالکیتها، ثبت شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری، تنظیم اسناد رسمی  و وقایع ازدواج و طلاق،  ثبت اختراعات، طرحهای صنعتی، علائم تجاری و نشانههای جغرافیایی و نیز اجرای مفاد اسناد رسمی  را به عهده داشته  و دفاتر اسناد رسمی و دفاتر رسمی ازدواج وطلاق به عنوان نهادهای تخصصی تحت نظارت این سازمان فعالیت دارند. 

• دلایل نیاز به ایجاد تغییر
• به حداقل رسیدن زمان انجام کارها
• افزایش رضایت ارباب رجوع
• حداقل شدن حضور ارباب رجوع
• افزایش رضایت کارمندان
• تسهیل کار با سیستم‌های نرم افزاری برای کارمندان
• تسهیل ارزیابی درست عملکرد کارمندان(جهت رسیدن به حقوق خود)
• کاهش بی نظمی و هرج و مرج به هنگام انجام کارها
• افزایش دقت و صحت در مراحل مختلف انجام کارها

• تشکیل گروه‌های داخلی بهبود فرآیند
گروهMSG(گروه رهبری مدیریت)
• رهبری استراتژیک و تاکتیکی بهبود فرآیند
• تخصیص منابع مورد نیاز جهت بهبود فرایند
اعضای گروه MSG در سازمان:
• مدیر IT در اداره کل سازمان در اصفهان (آقای مالکی)
• ریاست اداره ثبت اسناد نطنز(آقای مجتبی شادمان)

گروهEPG(گروه مهندسی فرآیند)
• تسهیل استقرار ساختار بهبود فرآیند
• پایش فعالیتهای ساختار بهبود فرآیند
• توسعه و ‌پیاده‌سازی طرح عملیاتی جهت برطرف شدن نقص‌های کشف شده در فرآیند ارزیابی
اعضای گروه EPG در سازمان
• ریاست اداره ثبت اسناد نطنز(آقای مجتبی شادمان)
• مشاور تیم CMMI (آقای دکتر سامی)
• ارزیاب و مشاور تیم CMMI (آقای رحمانی)
• ارزیاب، مشاور تیم CMMI و مسئول IT اداره (آقای زرین)
برای تشکیل گروه EPG می توان از مشارکت مدیران پروژه به همراه اعضای گروه ارزیابی استفاده کرد.
نقش پیشگام بهبود فرآیند (PI Champion)
مسئول روابط عمومی بهبود فرآیند. این شخص ایده‌ها، راهکارها و نتایج بهبود فرآیند را تبادل می کند.
مسئول IT اداره (آقای زرین)
نقش گروه ارزیابی:
• مسئول تهیه روش ارزیابی بر پایه مدل بهبود فرآیند( ناحیه CM ازCMMI)
• توسعه طرح پروژه بهبود فرآیند با مشورت گروه‌های EPG و ‌MSG

مطلب مشابه :  منابع مقاله دربارهگاز طبیعی، افزایش درآمد، انرژی خورشیدی، نرخ تنزیل

اعضای گروه ارزیابی:
• ارزیاب و مشاور تیم CMMI (آقای رحمانی)
• ارزیاب، مشاور تیم CMMI و مسئول IT اداره (آقای زرین)

گروه‌های TWG(گروه‌های کاری فنی): ‌
پیاده‌سازی بهبود فرآیند در ناحیه CM
شامل نقش‌های:
• مستندسازی فرآیندهای جاری ناحیه CM
• تهیه روال‌ها و فرآیندهای جدیدناحیه CM
• ‌پیاده‌سازی بهبود فرآیند در ناحیه CM
4-1-2. فاز تشخیص- تعیین وضعیت جاری و مشکلات سازمان
• مقدمه
وضعیت جاری سازمان با در نظر گرفتن تمام بخش‌های مربوط به آن در این فاز مشخص می شود. برای اینکه بدانیم ما در کجای راه و نقشه مورد نظر قرار داریم، نیاز است وضعیت موجود بخشها را از نظر مشکلات داخلی و ارتباط با دیگر بخش‌های سازمان را در ناحیه مدیریت پیکربندی بسنجیم.
در این فاز بصورت جزئی‌تر بخش‌ها و قسمت‌های مختلف سازمان به همراه شرح وظایف هر کدام مشخص می شوند.
آموزش‌های مقدماتی شامل چیستی ناحیه CM در مدل CMMI و نمونه‌هایی از راه حل‌های مدیریت پیکربندی جهت برخی از مشکلات آنها به پرسنل بخشهای مختلف ارائه گردید، تا ضمن آشنایی با ناحیه مدیریت پیکربندی و انتقال مفاهیم و موضوعات به سمت این ناحیه خاص از مدل CMMI و همچنین ایجاد انگیزه جهت حل مشکلات موجود، ما را در یافتن مشکلات بعدی فرآیندهای مختلف یاری نمایند.
بعد از این، تیم ارزیاب با استفاده از پرسشنامه و مصاحبه با پرسنل هر بخش، سعی در یافتن مشکلات احتمالی موجود در بخش‌های مورد نظر نمود.
فرآیندهای سازمان به دلایلی که بعدا به تفصیل توضیح داده می شود، جهت بهبود، با استفاده از روش AHP اولویت‌بندی شدند.

1. بخش‌های مختلف سازمان که با هم در راستای اهداف مشترک همکاری می کنند شامل موارد زیر می باشند
1. بخش املاک
2. بخش بایگانی
3. بخش نماینده و نقشه بردار
4. اندیکاتور
5. ریاست

2. شرح وظایف واحد نمایندگان ثبت
 
1. تحقیق و بازدید محلی برای قبول تقاضای ثبت اشخاص و احراز تصرفات مالکانه آنها و تطبیق موارد تقاضای ثبت با مجاورین به منظور احتراز از تعارض و تداخل .
2. توزیع اظهار نامه و پلاک کوبی املاک و تعیین شماره اصلی و فرعی و تنظیم دفتر اظهار نامه و انجام عملیات تحدید حدود املاک در معیت نقشه بر دار و ارائه حدود ملک مورد تحدید برای نقشه برداری به همراه مالک .
3. معاینات و بازدید محلی املاک در موارد لزوم و تنظیم صورت مجلس اصلاحی در صورتی که تغییراتی در محدوده سند مالکیت اولیه بوجودآمده باشد .
4. تهیه گزارشات لازم در مواردی‌ که بین مالکین از نظر تجاوز به حدود یکدیگر اختلاف حاصل گردد .

5. تهیه پیش‌نویس سند مالکیت پس انجام مراحل مقدماتی به منظور صدور سند مالکیت .

6. رسیدگی و کنترل پرونده‌ها از حیث صحت انتشار آگهی‌های نوبتی و تحدیدی .
7. تهیه پیش‌نویس پاسخ استعلامیه‌های املاک جاری.
8. تفکیک املاک در معیت نقشه بردار ثبت و تعیین حدود هر یک از قطعات تفکیکی و همچنین حدود و مساحت باقیمانده .
9. تهیه و تنظیم صورت مجلس تفکیکی .

3. شرح وظایف واحد نقشه برداران ثبت
 
1. تهیه لیست‌های تفکیکی درباره قطعات زمین .
2. تشخیص حدود زمین‌ها به استناد عکس‌های هوایی در مورد عملیات کاداستر.
3. تعیین و کنترل میزان تصرفات مالکانه متقاضیان ثبت و تهیه نقشه آنها با معرفی نماینده ثبت .
4. تهیه کروکی از املاکی که وسیله مالکین تقاضای ثبت میشوند با توجه به حدود مندرج در مدارک ارائه شده با معرفی نماینده .
5. نقشه برداری از اراضی مزروعی و غیر مزروعی در موقع تحدید حدود و تقاضای ثبت آنها با معرفی نماینده .
6. ترسیم نقشه و تعیین طول ابعاد و مساحت املاک برای اخذ تصمیم نسبت به آنها در موارد اضافه مساحت یا کسر مساحت .
7. بررسی و تعیین مقدار تجاوز اراضی و پلاک‌های مجاور به یکدیگر با رعایت سند مالکیت هر یک از طریق نقشه‌برداری و تعیین مساحت هر یک از آنها و تهیه نقشه‌های مربوط و اعلام وگواهی وجود یا عدم وجود تعارض .
8. تطبیق حدود ثبتی املاک با محل املاک و تعیین موقعیت و حدود ملک در مورد اراضی دولتی و اظهار نظر نسبت به تجاوز یا عدم تجاوز به آنها از طرف مجاورین یا اشخاص دیگر  .
9. انجام محاسبات نقشه‌برداری معمولی ..
 
4. شرح وظایف واحد دفاتر املاک ثبت
 
1. صدور اسناد مالکیت .
2. ثبت خلاصه معاملات و فسخ‌نامه‌های واصله از دفاتر اسناد رسمی در دفاتر املاک.
3. امضاء پیش‌نویس و اسناد مالکیت ماده 22 قانون ثبت در صورت وجود مجوز .
4. امضاء دفاتر مربوط به بازداشت و رفع بازداشت املاک در صورت وجود مجوز .
5. گزارش اشتباهات دفتر املاک جهت کسب تکلیف .
6. مکاتبه در زمینه املاک ثبت شده با دفترخانه‌ها و مراجع ذیربط .
7. پاسخ استعلامیه‌هایی که از طریق بانکها جهت احراز مالکیت املاک بعمل می آید.
8. مکاتبه با دفاتر اسناد رسمی برای تکمیل ثبت دفاتر املاک و در زمینه املاک ثبت شده و ثبت مالکیت‌های موروثی .
9. استخراج اسامی و مقدار مالکیت از دفتر املاک طبق دستور .
10. اعلام صدور سند المثنی در مورد اسناد مالکیت مفقود شده به دفاتر اسناد رسمی .

مطلب مشابه :  مقاله با موضوعسابقه خدمت، پرسش نامه، سطح معنادار، مقدار خطا

5. شرح وظایف واحد بایگانی ثبت

1. نگاهداری دفاتر کلاسه و اندیکس .
2. تهیه پیش نویس و خلاصه پرونده‌های خواسته شده .
3. تهیه پیش نویس آگهی‌های نوبتی و تحدید حدود عمومی و اختصاصی .
4. قبول اعتراضات رسیده نسبت به اصل و حدود املاک و صدور قبض رسید اعتراض و تحویل آن به معترض.
5. گواهی صحت انتشار آگهی‌های نوبتی و تحدیدی ..
6. کنترل موارد زیر در صورت‌مجلس تحدید حدود :
a) تطبیق تاریخ تحدید حدود با آگهی منتشره
b) گواهی تطبیق با مجاورین از طرف نماینده محدّد
c) تکمیل بودن صورتمجلس از نظر امضاء نماینده و نقشه بردار و مالک
d) قید شماره‌های مجاورین در صورتمجلس تحدید حدود
e) دستور ثبت آنها در دفتر اندیکاتور
7. کنترل موارد زیر در اظهار نامه‌های تقاضا ثبت :
a) قید نام و نام خانوادگی ، شماره شناسنامه مالک یا مالکین
b) قید سهام هر یک از مالکین به طور دقیق
c) گواهی بایگان مربوطه مبنی بر عدم تقاضای ثبت مورد درخواست
d) قید مقدار مورد درخواست اعم از دانگ ، سهم و مساحت
e) امضای نماینده ، متقاضی و رئیس ثبت
8. حفظ و نگهداری اسناد و اوراق و تهیه فهرست و کارتهای مخصوص بایگانی .

1. شرح وظایف رئیس ثبت شهرستان

1. نظارت بر حسن جریان امور و اتخاذ روش‌های مناسب در جهت پیشرفت صحیح و سریع کارها در بخش‌های مختلف

نکته قابل توجه اینکه 2 نوع ملک وجود دارد
1. املاک ثبت شده
2. املاک ثبت نشده
• هدف از مصاحبه
مشکلات موجود در بخشها باید به تفکیک یافت شوند. برای این کار از روش مصاحبه و پرسشنامه استفاده نمودیم. حدالامکان از پرسنل خبره و آگاه از فرآیندهای هر بخش برای یافتن مشکلات هر بخش بهره جستیم. از پرسشنامه برای هدایت سوال‌ها و جواب‌ها به سمت موضوع مورد نظر یعنی همان تمرین‌های مدیریت پیکربندی استفاده شد.
• نحوه تهیه پرسشنامه جهت استفاده در مصاحبه
خلاصه ای از هدف کلی مدیریت پیکربندی و همچنین اهداف و تمرین‌های خاص CM به پرسنل داده شد.
تمرین‌های خاص CM را به ترتیب و بطوریکه قابل استفاده در فرآیندهای موجود در اداره ثبت اسناد باشند و همچنین قابل فهم برای پرسنل اداره باشد را طی پرسشنامه مطرح کردیم.
همچنین در طرح سوالات پرسشنامه، سعی بر آن بود تا مصاحبه شونده تقریبا تمامی نگرانی‌های خود را پیرامون موضوع مورد نظر بیان کند و کار را با پاسخ ‘بلی’ یا ‘خیر’ به پایان نرساند.
پرسشنامه به تایید اعضای تیم مشاور CMMI و مدیر IT سازمان رسید.
• نحوه مصاحبه
در مصاحبه سعی بر آن بود که پرسنل بیشتر صحبت کرده و مشکلات و موضوعات بخش خود و مشکلات احتمالی در ارتباط با دیگر بخش‌ها را بیان کنند و تنها وظیفه مصاحبه‌کننده هدایت بحث بود.
از صحبت‌ها و مسائل مورد نیاز پرسنل یادداشت‌برداری گردید.
در هر بخش تعداد مصاحبه شونده‌ها متفاوت بودند
در بخش املاک 3 نفر، بایگانی 3 نفر ، نماینده و نقشه‌برداری 2 نفر، ریاست 1 نفر و اندیکاتور 1 نفر، مصاحبه شدند.
با 2 نفر از ارباب رجوعان آگاه از فرآیندهای مختلف سازمان نیز مصاحبه شد.
• متن پرسشنامه
به نام خدا
پرسشنامه جهت یادداشت‌برداری از صحبتهای کارمندان
“یک توضیح اجمالی در مورد هدف از مصاحبه و ناحیه مدیریت‌پیکربندی (بطور قابل فهم)، به آنها داده می شود”

• ایجاد خطوط مبنا
1- در حوزه شما چه مدارک و مستنداتی را و نیز همراه با چه مشخصاتی از آنها نگه داری و ذخیره می کنید؟ برای کنترل آنها چه کارهایی صورت می گیرد؟ مثل فرمها، مستندات، استعلامات. مسئول هر آیتم مشخص است؟
2- آیتمهایی (سند یا مدرک ای) که به نظر شما دارای اهمیت بیشتری بوده یا بصورت جمعی روی آنها کار می شود یا با تغییر یکی از آنها دیگری نیز تغییر می کند، چیست؟
3- مرحله بندی برای این مدارک در کجاها یا چه دوره‌هایی انجام می گیرد و از چه کسی برای این کار اجازه گرفته می شود؟
4- از چه سیستم یا سیستمهایی برای ذخیره مشخصات مستندات و مدارک خود استفاده می کنید و به نظر شما مزیت و عیب آنها کدامست؟

• پیگیری و کنترل تغییرات
5- درخواست‌های تغییر در حوزه شما چیست
درخواست تغییر شامل دو نوع درخواست می باشد. درخواستهای جدید مثل “میزان مالکیت فرد عوض

Leave a Reply