تشکیل شکایت یک فرآیند رسمی است که برای رسیدگی به شکایت یا اختلاف با یک سازمان، کارفرما یا فرد استفاده می شود. مهم است که مراحل و روش های صحیح را دنبال کنید تا اطمینان حاصل شود که شکایت شما به درستی رسیدگی می شود. در اینجا 34 نکته وجود دارد که به شما کمک می کند شکایت را به طور مؤثر ثبت کنید:
1. روش رسیدگی به شکایات را درک کنید:با روش شکایت که توسط سازمان یا کارفرمای شما تشریح شده است آشنا شوید. این مراحل لازم را برای شما فراهم می کند.
2. خط‌مشی‌ها و قراردادها را مرور کنید: همه خط‌مشی‌های مرتبط، قراردادهای کاری یا قراردادهای چانه‌زنی دسته‌جمعی را که روند شکایت را تشریح می‌کند، با دقت بخوانید.
3. مشکل را شناسایی کنید:به وضوح موضوع یا شکایتی را که می خواهید به عنوان بخشی از شکایت خود مطرح کنید، شناسایی کنید. مشخص باشید و جزئیات مربوطه را ارائه دهید.
4. شواهد جمع آوری کنید: هر مدرکی را که شکایت شما را پشتیبانی می کند، جمع آوری کنید، مانند ایمیل ها، اسناد، عکس ها یا اظهارات شاهد. این باعث تقویت پرونده شما می شود.
5. با دیگران مشورت کنید:از همکاران، دوستان یا نمایندگان اتحادیه های مورد اعتماد که می توانند برای ثبت شکایت راهنمایی ارائه دهند، راهنمایی بخواهید.
6. تصمیم‌گیری غیررسمی:ابتدا با بحث در مورد موضوع با شخص یا بخش مربوطه، سعی کنید یک راه حل غیررسمی را امتحان کنید. بسیاری از نارضایتی ها را می توان از طریق ارتباط آزاد حل کرد.
7. با یک سرپرست صحبت کنید:اگر یک راه حل غیررسمی امکان پذیر نیست یا ناموفق بود، جلسه ای را با سرپرست فوری خود برای بحث بیشتر در مورد موضوع تعیین کنید.
8. خطوط زمانی را دنبال کنید:به محدودیت های زمانی مشخص شده در روند شکایت پایبند باشید. در صورت عدم انجام این کار ممکن است شکایت شما رد شود.
9. مرجع مربوطه را شناسایی کنید: تعیین کنید چه کسی صلاحیت رسیدگی به شکایات شما را در سازمان یا کارفرما دارد. این ممکن است یک بخش یا فرد خاص باشد.
10. یک نامه رسمی بنویسید:یک نامه رسمی تهیه کنید که در آن شکایت خود را با جزئیات بیان کنید. تمام اطلاعات مرتبط، مانند تاریخ، زمان، افراد درگیر، و هر گونه شواهد حمایتی را شامل شود.
11. یک کپی نگه دارید: قبل از ارسال آن به مرجع مربوطه، یک کپی از شکایت نامه رسمی برای سوابق خود تهیه کنید.
12. شکایت را ارسال کنید: نامه رسمی شکایت خود را از طریق کانال های مناسب، مانند ایمیل، پست، یا یک پورتال آنلاین به مقام تعیین شده ارسال کنید.
13. درخواست یک جلسه: درخواست ملاقات با مقام مربوطه برای بحث حضوری در مورد شکایت خود کنید. این فرصتی را برای شما فراهم می کند تا پرونده خود را مطرح کنید و به هرگونه سؤال یا نگرانی رسیدگی کنید.
14. برای جلسه آماده شوید:کلیه اسناد و مدارک مرتبط را برای حمایت از پرونده خود جمع آوری کنید. سوالات یا چالش های احتمالی را پیش بینی کنید و پاسخ ها را آماده کنید.
15. حرفه ای بمانید:در طول فرآیند شکایت، چه در ارتباطات کتبی و چه در طول جلسات، رفتار حرفه ای خود را حفظ کنید.
16. به دنبال مشاوره حقوقی باشید:اگر شکایت شما شامل مسائل پیچیده حقوقی است یا از حقوق خود مطمئن نیستید، با یک وکیل متخصص در قانون کار یا روابط کار مشورت کنید.
17. پیگیری:تمام تعاملات و ارتباطات مربوط به شکایت خود را پیگیری کنید. در صورت وجود تأخیر یا در صورت نیاز به به روز رسانی در مورد پیشرفت پرونده خود، با مقامات مربوطه پیگیری کنید.
18. میانجیگری را در نظر بگیرید:در برخی موارد، میانجیگری ممکن است به عنوان یک روش جایگزین حل اختلاف ارائه شود. این شامل یک شخص ثالث بی طرف است که بحث بین شما و طرف دیگر درگیر در شکایت را تسهیل می کند.
19. نتایج میانجیگری اسناد:اگر میانجیگری دنبال می‌شود، اطمینان حاصل کنید که هرگونه توافق یا قطعنامه‌ای که در طول فرآیند به دست آمده است به صورت کتبی مستند شده است.
20. بررسی پاسخ های شکایت: هنگامی که پاسخی به شکایت خود دریافت کردید، آن را به دقت بررسی کنید تا مشخص شود که آیا به نگرانی های شما به اندازه کافی رسیدگی شده است یا خیر.
21. فرآیند تجدیدنظر:اگر از پاسخ دریافتی ناراضی هستید، با روند تجدیدنظر که در روند شکایت ذکر شده است آشنا شوید.
22. دلایل درخواست تجدیدنظر: دلایل خاص برای تجدید نظر، مانند اشتباهات رویه ای، شواهد جدید، یا رسیدگی ناکافی به شکایت خود را شناسایی کنید.
23. تسلیم درخواست تجدیدنظر: مراحل لازم را برای ارائه درخواست تجدیدنظر دنبال کنید، که ممکن است شامل ارسال یک بیانیه کتبی با ذکر دلایل درخواست تجدیدنظر و هرگونه اسناد پشتیبانی باشد.
24. برای جلسه استیناف آماده شوید:اگر جلسه استیناف پذیرفته شد، پرونده خود را با جمع آوری تمام شواهد مرتبط آماده کنید.و مستندات ارائه موثر استدلال های خود را تمرین کنید.
25. در جلسه استیناف شرکت کنید:در جلسه استیناف طبق برنامه شرکت کنید و پرونده خود را به طور واضح و مختصر مطرح کنید. برای پاسخ به سؤالات هیئت تجدید نظر آماده باشید.
26. سوابق خود را نگه دارید:کلیه مکاتبات، اسناد و تعاملات مربوط به شکایت خود و درخواست تجدیدنظر بعدی را حفظ کنید.
27. به دنبال پشتیبانی باشید:اگر عضو یک اتحادیه یا سازمان حرفه ای هستید، در طول فرآیند شکایت از آنها حمایت و راهنمایی بگیرید.
28. پایدار بمانید: شکایت خود را با جدیت دنبال کنید و هر مرحله از روند را تا رسیدن به یک راه حل دنبال کنید.
29. مطلع بمانید: از حقوق و مسئولیت های خود به عنوان یک کارمند یا عضو یک سازمان، از جمله هرگونه تغییر در خط مشی ها یا رویه هایی که ممکن است بر روند شکایت تأثیر بگذارد، مطلع باشید.
30. به دنبال راه‌حل‌های جایگزین باشید:اگر راه‌های داخلی برای حل و فصل شکایت شما بدون نتایج رضایت‌بخش تمام شده است، به دنبال راه‌حل‌های خارجی مانند ثبت شکایت در یک نهاد نظارتی یا پیگیری اقدامات قانونی باشید.
31. محرمانه بودن را حفظ کنید:با خودداری از بحث در مورد جزئیات حساس با افرادی که مستقیماً درگیر پرونده نیستند، به محرمانه بودن فرآیند شکایت احترام بگذارید.
32. در مورد نتایج فکر کنید:بعد از پایان فرآیند شکایت، در مورد نتایج و هر درس آموخته شده فکر کنید. در نظر بگیرید که آیا فرصت هایی برای بهبود در سازمان یا کارفرما وجود دارد یا خیر.
33. از تجربیات دیگران بیاموزید: منابع، انجمن‌ها یا گروه‌های حمایتی را جستجو کنید که در آن افراد تجربیات خود را در خصوص ثبت شکایات به اشتراک می‌گذارند تا بینش‌هایی کسب کنید و از تجربیات دیگران بیاموزید.
34. پیامدهای آینده را در نظر بگیرید: بدانید که ثبت شکایت ممکن است پیامدهای آتی برای رابطه شما با سازمان یا کارفرما داشته باشد. تأثیر بالقوه بر حرفه خود را در نظر بگیرید و قبل از ادامه، مزایا و معایب آن را بسنجید.
3 نشریه مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- ایالات متحده وزارت کار (dol.gov): وزارت کار ایالات متحده اطلاعات جامعی در مورد قوانین، مقررات و رویه‌های استخدامی، از جمله راهنمایی برای ثبت شکایات ارائه می‌کند.
- ACAS (acas.org.uk): ACAS، خدمات مشاوره، سازش و داوری، یک سازمان مستقر در بریتانیا است که در مورد مسائل مربوط به استخدام، از جمله رویه‌های شکایت، راهنمایی ارائه می‌دهد.< /li>
- انجمن مدیریت منابع انسانی (shrm.org): SHRM یک انجمن حرفه ای است که منابع و اطلاعات را در مورد موضوعات مختلف منابع انسانی، از جمله رسیدگی به شکایات و روابط کارکنان ارائه می دهد.
از این منابع معتبر برای اطمینان از اطلاعات دقیق و قابل اعتماد در پاسخ به سؤال در مورد نحوه ثبت شکایت استفاده شد.
