شروع یک مکالمه تلفنی گاهی اوقات می تواند ترسناک باشد، به خصوص اگر با فردی که با او تماس می گیرید آشنا نباشید یا اگر یک محیط حرفه ای باشد. با این حال، با پیروی از این 10 مرحله و 28 نکته، می توانید به طور موثر یک مکالمه تلفنی را شروع کنید و تاثیر مثبتی داشته باشید.
مرحله 1: خود را آماده کنید قبل از برقراری تماس، لحظاتی را به جمع آوری افکار خود اختصاص دهید و خود را از نظر ذهنی آماده کنید. در مورد هدف تماس و آنچه که امیدوارید از آن به دست آورید فکر کنید. این به شما کمک می کند در طول مکالمه متمرکز و اعتماد به نفس خود را حفظ کنید.
مرحله ۲: یافتن زمان مناسب هنگام برقراری تماس، زمان روز را در نظر بگیرید. از تماس صبح زود یا اواخر شب خودداری کنید، زیرا ممکن است باعث ناراحتی طرف مقابل شود. زمانی را هدف گذاری کنید که به احتمال زیاد در دسترس و توجه باشند.
مرحله 3: خود را معرفی کنید هنگامی که فرد به تلفن پاسخ می دهد، خود را واضح و مختصر معرفی کنید. نام و دلیل تماس خود را بیان کنید. این لحن را برای مکالمه تنظیم می کند و به طرف مقابل اجازه می دهد بداند با چه کسی صحبت می کند.
مرحله 4: مؤدب و مؤدب باشید همیشه لحن مؤدبانه و مؤدبانه ای را در طول مکالمه حفظ کنید. از احوالپرسی مناسب مانند «سلام» یا «صبح بخیر/بعد از ظهر» استفاده کنید. احترام گذاشتن باعث ایجاد فضای مثبت برای هر دو طرف می شود.
مرحله 5: استفاده از آداب معاشرت مناسب مکالمات تلفنی به آداب معاشرت نیاز دارد. از قطع حرف طرف مقابل در حین صحبت کردن خودداری کنید، با دقت گوش دهید و از حواس پرتی خودداری کنید. توجه کامل خود را به آنها معطوف کنید تا نشان دهید که برای وقت و نظرات آنها ارزش قائل هستید.
مرحله 6: ایجاد ارتباط ایجاد رابطه در هر مکالمه ای بسیار مهم است. سعی کنید زمینه های مشترک یا علایق مشترک را برای ایجاد ارتباط با طرف مقابل پیدا کنید. این به ایجاد یک محیط راحت کمک می کند و ارتباط باز را تشویق می کند.
مرحله ۷: واضح و مختصر باشید هنگام صحبت با تلفن، مهم است که کلمات خود را واضح و مختصر بیان کنید. با سرعت متوسط صحبت کنید و از زمزمه کردن یا استفاده از اصطلاحات بیش از حد خودداری کنید. این تضمین می کند که طرف مقابل شما را به طور موثر درک می کند.
مرحله 8: سؤالات باز بپرسید با پرسیدن سؤالات باز که او را تشویق می کند تا افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارد، طرف مقابل را درگیر کنید. این یک مکالمه تعاملی تر را ترویج می کند و به سطح عمیق تری از تعامل اجازه می دهد.
مرحله 9: گوش دادن فعال با توجه به آنچه که طرف مقابل می گوید، گوش دادن فعال را تمرین کنید. نکات مهم را یادداشت کنید، سؤالات بعدی را بپرسید و پاسخ های مناسب ارائه دهید. این نشان دهنده توجه و علاقه شما به مکالمه است.
مرحله 10: خلاصه و شفاف سازی قبل از پایان گفتگو، نکات اصلی مورد بحث را خلاصه کنید تا از درک متقابل اطمینان حاصل کنید. اگر مواردی وجود دارد که نیاز به توضیح دارد، مودبانه توضیح بیشتری بخواهید. این به جلوگیری از سوء تفاهم ها کمک می کند و ارتباطات موثر را ارتقا می دهد.
نکات اضافی:
- هنگام صحبت کردن لبخند بزنید زیرا می تواند بر لحن صدای شما تأثیر مثبت بگذارد.
- از نام شخص گهگاه برای شخصی کردن مکالمه استفاده کنید.
- از انجام چند کار یا درگیر شدن در فعالیت‌های حواس‌پرتی در طول تماس خودداری کنید.
- مراقب لحن خود باشید و از به نظر رسیدن بیش از حد رسمی یا خیلی معمولی بپرهیزید.
- با واضح صحبت کردن و اجتناب از سر و صدای پس زمینه، بهداشت تلفن را به خوبی رعایت کنید.
- در طول تماس یادداشت بردارید تا جزئیات مهم یا موارد اقدام را به خاطر بسپارید.
- از بلندگو استفاده نکنید مگر در موارد ضروری، زیرا ممکن است بر کیفیت تماس تأثیر بگذارد.
- صبور باشید و اجازه دهید طرف مقابل بدون عجله صحبت کند.
- از زبان مناسب استفاده کنید و از عبارات عامیانه یا توهین آمیز خودداری کنید.
- سپاسگزاری خود را در پایان مکالمه ابراز کنید و از شخص برای وقت خود تشکر کنید.
با رعایت این مراحل و نکات، می توانید با اطمینان یک مکالمه تلفنی را شروع کنید و از ارتباط موثر با طرف مقابل اطمینان حاصل کنید.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- Harvard Business Review: Harvard Business Review بینش ها و تحقیقات ارزشمندی را در مورد استراتژی های ارتباطی موثر، از جمله مکالمات تلفنی در محیط های حرفه ای ارائه می دهد.
- Forbes: Forbes یک نشریه تجاری معتبر است که مشاوره و نکاتی را در مورد جنبه های مختلف ارتباطات حرفه ای، از جمله آداب معاشرت تلفن ارائه می دهد.
- تعادل مشاغل: فرصت شغلی یک منبع قابل اعتماد برای توسعه شغلی است و راهنمایی هایی را در مورد تکنیک های ارتباط تلفنی موثر ارائه می دهد.
تیاین منابع برای جمع‌آوری توصیه‌ها و اطلاعات تخصصی درباره شروع مکالمه تلفنی به طور مؤثر و حرفه‌ای مورد استفاده قرار گرفتند.
