نوشتن نامه درخواست ایمیل یک مهارت مهم برای هر کسی است که به دنبال برقراری ارتباط موثر و حرفه ای در زمینه های مختلف است. چه در حال تماس با یک مشتری بالقوه باشید، چه ایده داستانی را برای یک روزنامه نگار مطرح کنید یا به دنبال شغل باشید، ایجاد یک نامه پرس و جو به خوبی نوشته شده می تواند به طور قابل توجهی شانس شما را برای دریافت پاسخ مثبت افزایش دهد. در این راهنمای جامع، ما شش مرحله را تشریح می‌کنیم و ۲۲ نکته را برای کمک به شما در نوشتن یک درخواست ایمیل موثر ارائه می‌کنیم.
مرحله 1: مخاطب خود را تحقیق و درک کنید
قبل از نوشتن نامه درخواست ایمیل خود، تحقیق و درک مخاطبان هدف بسیار مهم است. این شامل شناسایی نام، موقعیت، و علایق یا نیازهای خاص گیرنده است. تطبیق نامه درخواستی خود با فرد یا سازمانی که با آن تماس می گیرید، نشان می دهد که تکالیف خود را انجام داده اید و احتمال پاسخ مثبت را افزایش می دهد.
- در مورد گیرنده تحقیق کنید: زمانی را صرف کنید تا متوجه شوید در نامه درخواستی خود چه کسی را مورد خطاب قرار می دهید. این می تواند یک شخص خاص یا یک بخش در یک سازمان باشد.
- نیازهای آنها را درک کنید: علایق، ترجیحات و هر گونه نیاز خاص گیرنده را که ممکن است داشته باشد شناسایی کنید. این به شما کمک می کند تا نامه درخواست خود را مطابق با آن تنظیم کنید.
مرحله ۲: یک خط موضوعی واضح و جذاب بنویسید
موضوع ایمیل شما اولین چیزی است که گیرنده می بیند، بنابراین ضروری است که آن را واضح، مختصر و قانع کننده بیان کنید. موضوعی که به خوبی طراحی شده باشد می تواند توجه گیرنده را جلب کند و او را به باز کردن ایمیل شما ترغیب کند.
- مختصر را حفظ کنید: خط موضوع خود را به حدود 6 تا 8 کلمه محدود کنید تا مطمئن شوید که در پیش نمایش های ایمیل قطع نمی شود.
- هدف را برجسته کنید: هدف ایمیل خود را در قسمت موضوع به وضوح بیان کنید. به عنوان مثال، «پرسش در مورد [موضوع/فرصت شغلی/ایده داستان]».
- در صورت امکان شخصی سازی کنید: اگر ارتباط شخصی یا ارجاعی دارید، آن را به طور خلاصه در قسمت موضوع ذکر کنید تا نرخ باز شدن افزایش یابد.
مرحله 3: با یک سلام حرفه ای شروع کنید
هنگام شروع نامه درخواست ایمیل خود، بسیار مهم است که از یک سلام حرفه ای استفاده کنید که گیرنده را به درستی مورد خطاب قرار دهد. این لحن را برای بقیه نامه شما تنظیم می کند و احترام به گیرنده را نشان می دهد.
- از یک احوالپرسی رسمی استفاده کنید: با استفاده از عنوان حرفه ای و نام خانوادگی گیرنده (مثلاً آقای، خانم، دکتر یا پروفسور) مخاطب را مورد خطاب قرار دهید، مگر اینکه رابطه قبلی داشته باشید که به شما اجازه می دهد رویکرد معمولی تری داشته باشید.
- املا و عناوین را دوبار بررسی کنید: مطمئن شوید که نام گیرنده را به درستی نوشته‌اید و از عنوان مناسب استفاده کنید.
مرحله 4: خود را معرفی کنید و اعتبار ایجاد کنید
در پاراگراف ابتدایی نامه درخواست ایمیل خود، خود را معرفی کنید و با برجسته کردن مختصر صلاحیت ها، دستاوردها یا تجربیات مربوطه خود، اعتبار خود را ایجاد کنید. این به گیرنده کمک می کند تا بفهمد چرا باید درخواست شما را بررسی کند.
- مختصر را حفظ کنید: برای حفظ علاقه خواننده، مقدمه خود را به چند جمله محدود کنید.
- دستاوردهای مرتبط را برجسته کنید: هر گونه دستاورد یا تجربه قابل توجهی را که نشان دهنده تخصص شما در موضوع موضوع است را ذکر کنید.
مرحله 5: هدف خود را به وضوح بیان کنید
در متن نامه درخواست ایمیل خود، هدف یا درخواست خود را به وضوح بیان کنید. در مورد چیزی که به دنبال یا ارائه می کنید دقیق باشید و توضیح دهید که چرا برای گیرنده مرتبط یا ارزشمند است.
- مختصر و متمرکز باشید: هدف خود را در یک یا دو جمله بیان کنید تا خواننده را درگیر خود نگه دارید.
- ارائه زمینه: به طور خلاصه توضیح دهید که چرا درخواست شما با علایق یا نیازهای گیرنده مرتبط است.
مرحله 6: نتیجه گیری حرفه ای
همانطور که نامه درخواست ایمیل خود را تکمیل می کنید، مهم است که به یک یادداشت حرفه ای پایان دهید. از زمان و توجه گیرنده تشکر کنید، هرگونه اطلاعات تماس لازم را ارائه دهید، و در صورت نیاز پیشنهاد دهید که مطالب اضافی را ارائه دهید.
- سپاسگزاری: از گیرنده برای وقت و توجه خود تشکر کنید.
- اطلاعات تماس را ارائه دهید: آدرس ایمیل و شماره تلفن خود را در صورت نیاز به تماس با شما وارد کنید.
- مواد اضافی را پیشنهاد دهید: در صورت امکان، ذکر کنید که در صورت درخواست مایل به ارائه اطلاعات یا نمونه های اضافی هستید.
نکته‌هایی برای نوشتن یک درخواست ایمیل مؤثر:
- مختصر نگه دارید: با کوتاه و دقیق بودن نامه درخواست ایمیل خود، به وقت گیرنده احترام بگذارید.
- از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید: مطمئن شوید که آدرس ایمیل شما حرفه ای و مناسب برای bu استارتباط شخصی.
- اصلاح خطاها: قبل از ارسال ایمیل خود را از نظر غلط املایی یا دستوری مجدداً بررسی کنید.
- از لحن حرفه ای استفاده کنید: لحن مودبانه و حرفه ای را در سراسر ایمیل خود حفظ کنید.
- مشخص و واضح باشید: برای جلوگیری از سردرگمی، هدف یا درخواست خود را به وضوح بیان کنید.
- سفارشی کردن هر نامه درخواستی: ایمیل خود را برای هر گیرنده تنظیم کنید و نشان دهید که تحقیق خود را انجام داده اید.
- از لحن مکالمه ای استفاده کنید (در صورت لزوم): بسته به زمینه، لحن مکالمه کمی بیشتر ممکن است مناسب باشد، اما همیشه حرفه ای بودن را حفظ کنید.
- از دستورالعمل‌های ارسال پیروی کنید (در صورت وجود): اگر نامه درخواستی را برای هدف خاصی ارسال می‌کنید، مانند درخواست شغل یا ارائه مقاله، مطمئن شوید که از دستورالعمل‌های ارائه شده پیروی می‌کنید.
- از نقاط یا عنوان‌های فرعی استفاده کنید (در صورت لزوم): نامه درخواست خود را با استفاده از نقاط گلوله یا زیرعنوان سازماندهی کنید تا خواندن و پیمایش آن آسان‌تر شود.
- از مثال‌ها یا شواهد استفاده کنید (در صورت لزوم): در صورت لزوم از ادعاها یا درخواست‌های خود با مثال‌ها یا شواهد خاصی پشتیبانی کنید.
- از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی خودداری کنید (مگر در موارد ضروری): با زبانی واضح و قابل دسترس بنویسید، از اصطلاحات غیرضروری که ممکن است گیرنده را سردرگم کند اجتناب کنید.
- مودب و محترم باشید: احترام و حرفه ای بودن را در لحن و انتخاب کلمات خود در طول ایمیل نشان دهید.
- از امضای ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید: یک امضای ایمیل حرفه‌ای با نام کامل، اطلاعات تماس و هر پیوند مرتبط (به عنوان مثال، وب‌سایت نمونه کارها) اضافه کنید.
- پیگیری مناسب: اگر در یک بازه زمانی معقول پاسخی دریافت نکردید، یک ایمیل پیگیری مودبانه برای پرس و جو در مورد وضعیت درخواست خود ارسال کنید.
- استفاده از فونت واضح و خوانا: فونتی را انتخاب کنید که به راحتی خوانده شود، مانند Arial یا Times New Roman، و از اندازه قلم بین 10 تا 12 استفاده کنید.
- اجتناب از پیوست‌ها (مگر در موارد درخواستی): از پیوست کردن فایل‌های بزرگ به نامه درخواستی خود اجتناب کنید. در عوض، پیوندهایی به نمونه کارها یا نمونه های آنلاین ارائه دهید.
- از امضای ایمیل توصیفی و حرفه‌ای استفاده کنید: یک امضای ایمیل حرفه‌ای که شامل نام کامل، اطلاعات تماس، و هر پیوند یا اعتبار مربوطه باشد، اضافه کنید.
- مراقب زمان بندی باشید: برنامه گیرنده را در نظر بگیرید و از ارسال درخواست نامه خود در دوره های شلوغ یا خارج از ساعات کاری عادی خودداری کنید.
- صبور باشید: قبل از پیگیری یا فرض عدم علاقه به گیرنده زمان کافی برای پاسخ دادن بدهید.
- از لحن حرفه ای در ایمیل های بعدی استفاده کنید: اگر نیاز به ارسال ایمیل بعدی دارید، لحن حرفه ای داشته باشید و از بی حوصلگی یا مطالبه گری به نظر نرسید.
- پرسمان‌های خود را پیگیری کنید: سابقه درخواست‌هایی را که ارسال کرده‌اید، از جمله تاریخ‌ها و پاسخ‌ها یا پیگیری‌ها را حفظ کنید.
- به دنبال بازخورد باشید (در صورت امکان): اگر پاسخی به نامه درخواست خود دریافت کردید، در مورد اینکه چگونه می توانید پرس و جوهای آینده را بهبود بخشید، بازخورد بخواهید.
3 انتشارات مرجع معتبر/نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- The Balance Careers – وب سایت Balance Careers منابع جامعی را در مورد موضوعات مختلف مرتبط با شغل ارائه می دهد، از جمله نکاتی در مورد نوشتن نامه های جستجوی موثر.
- The Write Life – The Write Life یک منبع آنلاین است که توصیه ها و بینش هایی را برای نویسندگان ارائه می دهد. نکات ارزشمندی در مورد نوشتن حروف پرس و جو برای اهداف مختلف ارائه می دهد.
- نویسندگی آزاد – Freelance Writing یک وب سایت است که به نویسندگان آزاد کمک می کند تا در حرفه خود موفق شوند. راهنمایی در مورد نوشتن نامه های پرس و جو برای ارائه ایده های مقاله و تضمین فرصت های نوشتن آزاد ارائه می دهد.
لطفاً توجه داشته باشید که منابع ذکر شده در بالا جامع نیستند و منابع معتبر اضافی نیز ممکن است اطلاعات ارزشمندی در مورد نوشتن نامه های درخواست ایمیل ارائه دهند.
