براساس www.iAsk. ai از موتور جستجوی Ai بپرسید:
نحوه پر کردن دفترچه گزارش: 12 نکته گام 22
مرحله 22: حفظ دقت و کامل بودن
نکاتی برای حفظ دقت و کامل بودن
- از زبان واضح و مختصر استفاده کنید: هنگام پر کردن دفترچه گزارش، از زبانی ساده و سرراست استفاده کنید که به راحتی قابل درک باشد. از استفاده از اصطلاحات فنی یا اصطلاحات بیش از حد پیچیده که ممکن است درک آنها دشوار باشد، خودداری کنید.
- سازگار باشید: هنگام پر کردن دفترچه گزارش، یکپارچگی کلیدی است. از قالب و ساختار یکسانی برای هر ورودی استفاده کنید و از نادیده گرفتن یا حذف اطلاعات مهم خودداری کنید.
- ورودهای خود را دوباره بررسی کنید: قبل از ارسال دفترچه گزارش، هر ورودی را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه اطلاعات دقیق و کامل هستند.
- از اختصارات مناسب استفاده کنید: از اختصارات و نمادهای استاندارد برای نشان دادن اصطلاحات و مفاهیم رایج استفاده کنید، اما از استفاده از اختصارات بیش از حد که ممکن است خواننده را سردرگم کند اجتناب کنید.
- از استفاده از عامیانه یا عبارات محاوره خودداری کنید: از زبان رسمی استفاده کنید و از استفاده از عامیانه یا عبارات محاوره ای که ممکن است به سختی قابل درک یا سوء تعبیر باشد اجتناب کنید.
- مشخص باشید: هنگام توصیف رویدادها یا رویه‌ها، مشخص باشید و اطلاعات دقیقی ارائه دهید. از استفاده از اصطلاحات مبهم یا کلی که ممکن است اطلاعات را به درستی منتقل نکنند، خودداری کنید.
- استفاده از صدای فعال: از صدای فعال برای جذاب‌تر کردن و خواندن آسان‌تر کتاب گزارش استفاده کنید. همچنین می تواند به انتقال احساس مسئولیت و مسئولیت پذیری کمک کند.
- اجتناب از استفاده از کلمات مبهم: از به کار بردن کلماتی که دارای چندین معانی یا مبهم هستند خودداری کنید. در عوض، از کلمات واضح و مشخصی استفاده کنید که معنای مورد نظر را بیان می کند.
- استفاده از سرفصل‌ها و زیرعنوان‌ها: از سرفصل‌ها و عنوان‌های فرعی برای سازماندهی دفترچه گزارش و آسان‌تر کردن آن استفاده کنید.
- استفاده از نقاط گلوله و لیست‌های شماره‌دار: از نقاط گلوله و فهرست‌های شماره‌دار برای ارائه اطلاعات به شیوه‌ای واضح و مختصر استفاده کنید.
- استفاده از قالب مناسب تاریخ و زمان: از قالب تاریخ و زمان مناسب استفاده کنید (به عنوان مثال، MM/DD/YYYY و hh:mm:ss) تا اطمینان حاصل کنید که دفترچه گزارش دقیق و آسان است بخوانید.
- امضا و تاریخ هر ورودی: برای اطمینان از پاسخگویی و صحت، هر ورودی را امضا و تاریخ آن را امضا کنید.
عناوین مرجع معتبر
- “مدیریت دفترچه گزارش: راهنمای اپراتورهای کشتی” توسط سازمان بین المللی دریانوردی (IMO)
- “نگهداری گزارش برای کشتی ها” توسط گارد ساحلی ایالات متحده
- “بهترین شیوه های کتاب ثبت گزارش” توسط انجمن بین المللی مقامات فانوس دریایی (IALA)
