پاسخ:
پاسخ دادن به تلفن ممکن است کار ساده ای به نظر برسد، اما مهم است که با توصیه های فنی و نکات آداب معاشرت به آن نزدیک شوید. چه در حال پاسخگویی به تماس شخصی یا حرفه ای باشید، رعایت آداب مناسب تلفن می تواند تأثیر مثبتی بر تماس گیرنده بگذارد. در این راهنمای جامع، ما مراحل پاسخگویی موثر به تلفن، ارائه توصیه‌های فنی برای رسیدگی به انواع تماس‌ها، و نکات آداب معاشرت برای حفظ حرفه‌ای بودن را بیان می‌کنیم.
1. آماده شدن برای پاسخ دادن به تلفن
قبل از پاسخ دادن به تماس تلفنی، بسیار مهم است که آماده باشید. در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای اطمینان از آمادگی برای رسیدگی به تماس های دریافتی انجام دهید:
الف تلفن خود را به راحتی در دسترس نگه دارید: مطمئن شوید تلفن شما در دسترس است تا بتوانید فورا به تماس ها پاسخ دهید. اگر از تلفن ثابت استفاده می کنید، آن را نزدیک نگه دارید یا از تلفن بی سیم برای جابجایی استفاده کنید.
ب. صدای زنگ تلفنتان را بی‌صدا کنید یا تنظیم کنید: از آهنگ‌های زنگ مخرب یا بلند در تنظیمات حرفه‌ای خودداری کنید. آهنگ زنگی را انتخاب کنید که دلپذیر باشد و بیش از حد حواس‌تان را پرت نکند. در صورت لزوم، تلفن خود را در طول جلسات یا تعاملات مهم به حالت بی‌صدا یا ویبره تغییر دهید.
ج. هرگونه حواس پرتی را پاک کنید:قبل از پاسخ دادن به تماس، هرگونه مزاحمتی را که ممکن است مانع تمرکز شما بر روی مکالمه شود را حذف کنید. یک منطقه ساکت پیدا کنید که بتوانید صدای پس زمینه و وقفه ها را به حداقل برسانید.
د. شناسه تماس‌گیرنده را بررسی کنید (در صورت موجود بودن): اگر تلفن شما اطلاعات شناسه تماس‌گیرنده را نمایش می‌دهد، قبل از پاسخ دادن، نگاهی گذرا بیندازید تا ببینید چه کسی در حال تماس است. این می تواند به شما کمک کند که احوالپرسی خود را به درستی تنظیم کنید.
2. پاسخگویی حرفه ای تلفن
پاسخ دادن به تلفن به صورت حرفه ای ضروری است، به خصوص در هنگام برخورد با تماس های کاری. در اینجا چند نکته کلیدی برای رسیدگی حرفه ای به تماس ها وجود دارد:
الف سلام: با پاسخ دادن به تماس با یک سلام مودبانه و حرفه ای مانند «صبح بخیر/بعد از ظهر/عصر، صحبت کردن [نام شما]» شروع کنید. استفاده از نام خود به برقراری ارتباط شخصی با تماس گیرنده کمک می کند.
ب. لحن صدا:روشن و با لحنی دوستانه صحبت کنید و اعتماد به نفس و حرفه ای را نشان دهید. از زمزمه کردن یا صحبت کردن خیلی سریع خودداری کنید، زیرا این امر می تواند درک شما را برای تماس گیرنده دشوار کند.
ج. زبان مثبت:از زبان مثبت استفاده کنید و از اصطلاحات عامیانه یا اصطلاحاتی که ممکن است تماس گیرنده متوجه نشود، اجتناب کنید. مراقب باشید و به مکالمه علاقه نشان دهید تا تجربه مثبتی برای تماس گیرنده ایجاد کنید.
د. گوش دادن فعال:به آنچه تماس گیرنده می‌گوید دقت کنید و در صورت لزوم یادداشت برداری کنید. از قطع صحبت خودداری کنید و اجازه دهید تماس گیرنده قبل از پاسخ دادن، افکار خود را تمام کند. این نشان دهنده احترام و توجه است.
e. همدلی و صبر: نسبت به نگرانی ها یا سوالات تماس گیرنده همدلی نشان دهید، حتی اگر چالش برانگیز یا تکراری باشند. در طول مکالمه رفتاری آرام و صبور داشته باشید.
ف. توضیح بخواهید (در صورت نیاز):اگر در مورد چیزی که تماس گیرنده گفته مطمئن نیستید، مودبانه به جای فرضیات، توضیح بخواهید. این تضمین می کند که اطلاعات یا کمک دقیقی ارائه می کنید.
g. از زبان تلفن مناسب استفاده کنید:از استفاده از کلمات عامیانه، اختصارات یا کلمات اختصاری هنگام صحبت با تلفن خودداری کنید، مگر اینکه در صنعت یا سازمان شما مناسب باشد. واضح صحبت کنید و از جملات کامل برای انتقال موثر پیام خود استفاده کنید.
3. رسیدگی به انواع مختلف تماس
بسته به ماهیت تماس، نکات مشاوره فنی خاصی برای رسیدگی به انواع مختلف مکالمات وجود دارد:
الف تماس های شخصی:هنگام پاسخگویی به تماس های شخصی، انعطاف پذیری بیشتری در رویکرد خود دارید. با این حال، حفظ آداب اولیه تلفن با پاسخگویی سریع و استفاده از لحن مودبانه همچنان مهم است.
ب. تماس‌های تجاری: تماس‌های تجاری به سطح بالاتری از حرفه‌ای بودن نیاز دارد. دستورالعمل‌هایی را که قبلاً در این راهنما ذکر شد دنبال کنید تا مطمئن شوید که تأثیر مثبتی بر مشتریان، همکاران یا مشتریان ایجاد می‌کنید.
ج. شماره های ناشناس: هنگام دریافت تماس از شماره های ناشناس، قبل از ارائه اطلاعات شخصی یا شرکت در مکالمات حساس، احتیاط کنید. اگر تماس تجاری است، برای تأیید هویت تماس‌گیرنده اطلاعات بیشتری بخواهید.
د. پست صوتی و تماس‌های از دست رفته: اگر نمی‌توانید به تماس پاسخ دهید، فوراً تماس از دست رفته را برگردانید یا پیام‌های پست صوتی را بررسی کنید. پاسخگویی به موقع نشان دهنده احترام به زمان تماس گیرنده و دلیل تماس اوست.
4. پایان دادن به تماس به صورت حرفه ای
انعقاد تماس تلفنی به صورت حرفه ای به همان اندازه استمهم است که به آن پاسخ می دهد. در اینجا چند نکته برای پایان دادن به تماس با یک یادداشت مثبت وجود دارد:
الف مراحل بعدی را خلاصه و تأیید کنید: قبل از پایان تماس، اقدامات مورد توافق یا مراحل بعدی را خلاصه کنید تا مطمئن شوید که هر دو طرف در یک صفحه هستند. این به جلوگیری از سوء تفاهم کمک می کند و وضوح را فراهم می کند.
ب. ابراز قدردانی کنید:از تماس گیرنده برای وقت، صبر یا هر کمکی که در طول مکالمه ارائه کرد تشکر کنید. ابراز قدردانی تأثیر مثبتی بر تماس گیرنده می گذارد و خدمات خوب به مشتری را تقویت می کند.
ج. کمک بیشتری ارائه دهید: در صورت لزوم، قبل از پایان تماس، بپرسید که آیا چیز دیگری وجود دارد که بتوانید در مورد آن کمک کنید. این نشان دهنده تمایل شما برای کمک به تماس‌گیرنده است.
د. با یک بسته بندی حرفه ای پایان دهید: گفتگو را با یک خاتمه مودبانه مانند «از تماس شما متشکرم» یا «روز خوبی داشته باشید» به پایان برسانید. از عجله کردن در بیانیه پایانی خودداری کنید و تا زمانی که تماس گیرنده تلفن را قطع نکند، مراقب باشید.
به طور خلاصه پاسخگویی تلفنی مستلزم آمادگی، حرفه ای بودن و رعایت آداب مناسب تلفنی است. با پیروی از این نکات مشاوره فنی و دستورالعمل‌های آداب معاشرت، می‌توانید انواع تماس‌ها را به طور موثر مدیریت کنید و در عین حال تأثیر مثبتی بر تماس‌گیرندگان بگذارید.
3 انتشارات مرجع معتبر برتر:
- Harvard Business Review: Harvard Business Review یک نشریه مشهور است که بینش هایی را در مورد موضوعات مختلف تجاری از جمله مهارت های ارتباطی و حرفه ای بودن ارائه می دهد.
- Forbes: فوربس یک مجله تجاری شناخته شده است که توصیه های تخصصی در مورد آداب معاشرت در محل کار و ارتباطات موثر ارائه می دهد.
- موسسه پست امیلی: موسسه امیلی پست یک منبع معتبر برای مشاوره آداب معاشرت است که طیف گسترده ای از موضوعات از جمله آداب معاشرت تلفن را در تنظیمات شخصی و حرفه ای پوشش می دهد.
