نوشتن بازخورد مهارت مهمی است که می تواند به افراد کمک کند عملکرد خود را بهبود بخشند، چه در محل کار، چه در دانشگاه و چه در توسعه شخصی. ارائه بازخورد مؤثر مستلزم تفکر و بررسی دقیق است تا اطمینان حاصل شود که سازنده، مشخص و قابل اجرا است. در این پاسخ، ما چهار راه کلیدی برای نوشتن بازخورد را بررسی می‌کنیم و 36 نکته را برای تقویت مهارت‌های نوشتن بازخورد ارائه می‌کنیم.
1. خاص و هدفمند
باشید
هنگام ارائه بازخورد، بسیار مهم است که در مورد رفتار یا اقدامی که به آن می پردازید دقیق باشید. بازخورد مبهم یا کلی می تواند گیج کننده باشد و ممکن است راهنمایی لازم را برای بهبود ارائه نکند. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند در بازخورد خود دقیق و عینی باشید:
الف روی رفتارهای قابل مشاهده تمرکز کنید: به جای فرضیات یا قضاوت در مورد شخصیت یا مقاصد یک فرد، بر توصیف اعمال یا رفتارهای خاصی که مشاهده کرده اید تمرکز کنید. به عنوان مثال، به جای گفتن «شما همیشه برای جلسات دیر می‌آیید»، بگویید «در سه جلسه آخر تیم، 10 دقیقه بعد از زمان شروع برنامه‌ریزی‌شده وارد شدید».
ب. از مثال‌های عینی استفاده کنید:بازخورد خود را با مثال‌های ملموس‌تر حمایت کنید تا آن را ملموس‌تر و مرتبط‌تر کنید. حوادث یا موقعیت های خاصی را که در آن رفتار رخ داده است، توصیف کنید، و تأثیری که بر فرد یا دیگران درگیر داشته است را برجسته کنید.
ج. از کلی گویی بپرهیزید:از عبارات کلی که فاقد ویژگی یا وضوح هستند دوری کنید. به‌جای گفتن «ارائه شما وحشتناک بود»، جزئیات خاصی را در مورد جنبه‌هایی از ارائه ارائه دهید و بهبودهایی را پیشنهاد دهید.
د. به حقایق پایبند باشید:مطمئن شوید که بازخورد شما بر اساس حقایق است تا فرضیات یا تعصبات شخصی. قبل از ارائه بازخورد مطمئن شوید که اطلاعات دقیقی دارید و از قضاوت ذهنی خودداری کنید.
2. سازنده و راه حل گرا
باشید
هدف بازخورد سازنده هدایت افراد به سمت بهبود است نه صرفاً اشاره به کاستی های آنها. باید با حفظ لحن مثبت، پیشنهادات و راه حل های عملی ارائه دهد. در اینجا چند نکته برای ارائه بازخورد سازنده و راه حل محور آورده شده است:
الف بازخورد مثبت و منفی را متعادل کنید: نقاط قوت و دستاوردهای فرد را به همراه زمینه هایی که نیاز به بهبود دارند، بشناسید. این به حفظ دیدگاه متعادل کمک می کند و به فرد انگیزه می دهد تا روی نقاط ضعف خود کار کند.
ب. از روش ساندویچ استفاده کنید:بازخورد خود را با یک نظر مثبت شروع کنید، سپس به مواردی که برای بهبود هستند اشاره کنید و با یک نکته مثبت دیگر پایان دهید. این رویکرد تأثیر انتقاد سازنده را کاهش می دهد و نگرش پذیرای بیشتری را تقویت می کند.
ج. پیشنهادات خاصی برای بهبود ارائه دهید:به جای اینکه صرفاً به ایرادات اشاره کنید، توصیه های عملی برای اینکه چگونه فرد می تواند عملکرد خود را افزایش دهد ارائه دهید. به جای تمرکز بر مشکلات، روی راه حل ها تمرکز کنید.
د. حمایتگر و تشویق کننده باشید:با تاکید بر اینکه بازخورد برای کمک به رشد و توسعه افراد است، محیطی از حمایت و تشویق ایجاد کنید. همدلی نشان دهید و در صورت نیاز کمک کنید.
3. به موقع و منظم
باشید
ارائه بازخورد به موقع به افراد اجازه می دهد تا در حالی که جزئیات هنوز در ذهنشان تازه است، در مورد اعمال خود فکر کنند. جلسات بازخورد منظم به ایجاد یک گفتگوی مداوم برای بهبود مستمر کمک می کند. در اینجا چند نکته برای به موقع و منظم بودن در بازخورد وجود دارد:
الف تا حد امکان بازخورد ارائه دهید: پس از مشاهده رفتار یا اقدامی که می‌خواهید به آن بپردازید، سعی کنید به سرعت بازخورد را ارائه دهید. بازخورد تاخیری ممکن است تاثیر خود را از دست بدهد یا در ایجاد تغییر موثر نباشد.
ب. جلسات منظم بازخورد را برنامه ریزی کنید:زمان اختصاصی را برای ارائه بازخورد به صورت منظم، چه هفتگی، ماهانه یا سه ماهه، اختصاص دهید. ثبات در ارائه بازخورد به افراد کمک می کند پیشرفت خود را در طول زمان پیگیری کنند.
ج. بازخورد را در ارزیابی عملکرد بگنجانید:بازخورد را در ارزیابی های رسمی عملکرد یا فرآیندهای ارزیابی ادغام کنید تا اطمینان حاصل کنید که به آن اهمیت و توجه لازم داده شده است.
د. خود اندیشی را تشویق کنید:افراد را ترغیب کنید تا در مورد عملکرد خود فکر کنند و به دنبال زمینه های خود برای بهبود باشند. این خودارزیابی می تواند مکمل بازخورد بیرونی باشد و باعث رشد شخصی شود.
4. محترم و مراقب باشید
بازخورد محترمانه محیطی امن و حمایتی را برای افراد ایجاد می کند تا بازخورد دریافت کنند و بر اساس آن عمل کنند. ذهن آگاهی در تحویل شما تضمین می کند که بازخورد به خوبی دریافت می شود و باعث ناراحتی غیر ضروری نمی شود. در اینجا چند نکته برای رعایت احترام و توجه هنگام ارائه بازخورد آورده شده است:
الف یک تنظیم مناسب را انتخاب کنید:مکان مناسبی را پیدا کنید که هر دو طرف بتوانند حریم خصوصی داشته باشند و بدون حواس‌پرتی روی مکالمه تمرکز کنند. این به ایجاد فضای امن برای گفتگوی باز کمک می کند.
ب. از لحن آرام و حرفه ای استفاده کنید:در حین ارائه بازخورد، رفتاری آرام و متین داشته باشید، حتی اگر به مسائل حساس یا چالش برانگیز بپردازید. از استفاده از زبان تند یا رویکرد مقابله ای خودداری کنید.
ج. گوش دادن فعال:با دقت به پاسخ یا دیدگاه فرد گوش دهید و به آنها اجازه دهید افکار و احساسات خود را بیان کنند. همدلی نشان دهید و بدون اینکه حالت تدافعی به خود بگیرید، احساسات آنها را تأیید کنید.
د. پیگیری: پس از ارائه بازخورد با فرد تماس بگیرید تا ببینید که چگونه پیشرفت می کند و هر گونه پشتیبانی یا راهنمایی اضافی که ممکن است نیاز داشته باشد ارائه دهید. این نشان دهنده تعهد شما به رشد و توسعه آنهاست.
در نتیجه، نوشتن بازخورد مؤثر مستلزم خاص بودن، سازنده بودن، به موقع بودن، محترمانه بودن و آگاه بودن است. با پیروی از این چهار رویکرد کلیدی و اجرای 36 نکته ارائه شده، می توانید مهارت های نوشتن بازخورد خود را افزایش دهید و به رشد و توسعه دیگران کمک کنید.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه استفاده شده:
- Harvard Business Review: منبعی معتبر برای موضوعات مرتبط با کسب و کار، از جمله رهبری، مدیریت، و پویایی محل کار.
- انجمن روان‌شناسی آمریکا (APA): دستورالعمل‌هایی را در مورد ارتباطات مؤثر، تحقیقات روان‌شناسی و بهترین شیوه‌ها در ارائه بازخورد ارائه می‌کند.
- Forbes: بینش هایی را در مورد جنبه های مختلف توسعه حرفه ای، از جمله تکنیک ها و استراتژی های بازخورد ارائه می دهد.
لطفاً توجه داشته باشید که اگرچه این منابع معتبر هستند و اطلاعات ارزشمندی را در مورد موضوع نوشتن بازخورد ارائه می‌دهند، همیشه توصیه می‌شود برای درک کامل از چندین منبع مشورت کنید.
