نحوه تهیه ثبت دارایی: 8 مرحله و 29 نکته
تهیه یک ثبت دارایی برای سازمانها ضروری است تا به طور مؤثر دارایی های خود را مدیریت کنند، ارزش آنها را ردیابی کنند و از نگهداری مناسب اطمینان حاصل کنند. ثبت دارایی یک رکورد جامع از تمام دارایی های متعلق به یک شرکت، از جمله جزئیاتی مانند مکان، وضعیت، ارزش و سایر اطلاعات مرتبط را ارائه می دهد. برای کمک به شما در این فرآیند، در اینجا هشت مرحله به همراه 29 نکته برای تهیه ثبت دارایی آورده شده است:
مرحله 1: هدف و محدوده را تعریف کنید
- هدف ثبت دارایی، مانند گزارشگری مالی، اهداف بیمه، یا برنامه ریزی تعمیر و نگهداری را به وضوح تعریف کنید.
- حوزه ثبت دارایی را با شناسایی دارایی‌هایی که شامل می‌شوند (مانند دارایی‌های ثابت، تجهیزات، وسایل نقلیه) و هرگونه الزامات خاص تعیین کنید.
مرحله ۲: دسته‌های دارایی را شناسایی کنید
- دارایی‌های خود را بر اساس ماهیت و کاربردشان دسته‌بندی کنید تا سازماندهی و بازیابی اطلاعات را تسهیل کنید.
- دسته‌های رایج شامل زمین و ساختمان، وسایل نقلیه، ماشین‌آلات و تجهیزات، مبلمان و وسایل، و دارایی‌های نامشهود است.
مرحله 3: فیلدهای داده را ایجاد کنید
- بر اساس الزامات سازمان خود، فیلدهای داده لازم را برای گنجاندن در ثبت دارایی تعیین کنید.
- فیلدهای معمولی ممکن است شامل نام یا شرح دارایی، شماره شناسایی منحصر به فرد یا بارکد، تاریخ کسب، هزینه یا ارزش گذاری، مکان، وضعیت، اطلاعات گارانتی، و جزئیات استهلاک باشد.
مرحله 4: جمع آوری اطلاعات دارایی
- تمام اطلاعات مربوط به هر دارایی را در محدوده تعریف شده جمع آوری کنید.
- این ممکن است شامل انجام بازرسی‌های فیزیکی، بررسی سوابق خرید یا فاکتورها، مشاوره با بخش‌ها یا پرسنل مربوطه، و استفاده از نرم‌افزار یا ابزار ردیابی دارایی باشد.
مرحله 5: سازماندهی و وارد کردن داده ها
- یک سیستم ساختاریافته برای سازماندهی و ورود داده های دارایی به طور مداوم ایجاد کنید.
- از صفحات گسترده یا نرم افزار مدیریت دارایی اختصاصی برای ثبت دقیق تمام اطلاعات لازم استفاده کنید.
- از یکپارچگی داده‌ها با تأیید صحت و کامل بودن ورودی‌ها اطمینان حاصل کنید.
مرحله 6: اختصاص شناسه های منحصر به فرد
- برای تسهیل ردیابی و شناسایی آسان، شماره شناسایی یا بارکد منحصر به فرد را به هر دارایی اختصاص دهید.
- از یک قرارداد نامگذاری استاندارد برای اطمینان از ثبات و جلوگیری از سردرگمی استفاده کنید.
مرحله 7: به طور منظم ثبت دارایی را به روز کنید
- فرآیندی را برای به‌روزرسانی منظم ثبت دارایی برای منعکس کردن تغییرات در وضعیت دارایی، مکان یا سایر اطلاعات مرتبط اجرا کنید.
- بررسی های دوره ای را برای تأیید صحت ثبت و انجام تنظیمات لازم برنامه ریزی کنید.
مرحله 8: اقدامات کنترلی و امنیتی را اجرا کنید
- کنترل ها و اقدامات امنیتی را برای محافظت از ثبت دارایی در برابر دسترسی غیرمجاز، از دست دادن، یا دستکاری ایجاد کنید.
- تعیین کنید چه کسی به ثبت دسترسی دارد و مجوزها و محدودیت‌های مناسب را اعمال کنید.
در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که هنگام تهیه ثبت دارایی باید در نظر بگیرید:
- برای اطمینان از اینکه همه اقلام گنجانده شده اند، یک فهرست فیزیکی کامل از دارایی ها انجام دهید.
- برنامه‌ها یا روش‌های نگهداری موجود برای هر دارایی را مستند کنید.
- اسناد پشتیبانی مانند ضمانت‌نامه‌ها، قراردادهای خدمات، یا دفترچه‌های راهنمای کاربر را درج کنید.
- استفاده از فناوری‌های ردیابی دارایی مانند برچسب‌های RFID یا سیستم‌های GPS را برای ردیابی و نظارت بهتر در نظر بگیرید.
- برای اطمینان از صحت، ثبت دارایی را با سایر سوابق مالی تطبیق دهید.
- مسئولیت نگهداری و به روز رسانی ثبت دارایی را به یک فرد یا تیم تعیین شده محول کنید.
- دستورالعمل‌های روشنی را برای دفع دارایی‌ها ایجاد کنید و ثبت را بر این اساس به‌روزرسانی کنید.
- یکپارچه سازی ثبت دارایی با سایر سیستم های تجاری مانند تدارکات یا حسابداری برای جریان یکپارچه داده را در نظر بگیرید.
این مراحل و نکات باید راهنمای جامعی در مورد چگونگی آماده‌سازی مؤثر ثبت دارایی در اختیار شما قرار دهد.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- موسسه حسابداران خبره در انگلستان و ولز (ICAEW) – این نهاد حرفه ای راهنمایی هایی را در مورد شیوه های مختلف حسابداری، از جمله مدیریت دارایی و ثبت ارائه می دهد.
- سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) – استانداردهای ISO مانند سری ISO 5500x بهترین شیوه‌ها را برای مدیریت دارایی‌ها ارائه می‌دهند.در طول چرخه عمر آنها، از جمله ایجاد و نگهداری ثبت دارایی ها.
- موسسه مجاز حسابداران مدیریت (CIMA) – CIMA منابع و انتشارات مرتبط با مدیریت دارایی را ارائه می دهد و بینش های ارزشمندی را برای تهیه ثبت دارایی ارائه می دهد.
