پاسخ:
رد کردن تماس تلفنی با پیامک می تواند یک راه مودبانه و راحت برای برقراری ارتباط در زمانی که قادر به پاسخگویی به تماس نیستید باشد. در اینجا 9 مرحله وجود دارد که به شما کمک می کند تا به طور موثر تماس تلفنی را با یک پیام متنی رد کنید:
مرحله 1: ارزیابی وضعیت قبل از رد تماس تلفنی، ارزیابی وضعیت و تعیین اینکه آیا مناسب است تماس را با یک پیام متنی رد کنید، مهم است. عواملی مانند فوریت تماس، رابطه با تماس گیرنده و دلیل عدم پاسخگویی به تماس را در نظر بگیرید.
مرحله 2: پیام فوری را بررسی کنید اگر مشاهده کردید که تماسی را از دست داده‌اید، سریعاً بررسی کنید که آیا تماس‌گیرنده پیام فوری گذاشته است یا خیر. اگر موضوعی اضطراری یا حساس به زمان است، بهتر است به جای رد کردن با یک پیام متنی، تماس را پاسخ دهید.
مرحله 3: یک پاسخ مودبانه آماده کنید ایجاد یک پیام متنی مودبانه و مختصر هنگام رد تماس تلفنی بسیار مهم است. با خطاب کردن تماس‌گیرنده با نام و ابراز قدردانی از تلاش او برای تماس شروع کنید. با حفظ لحن مودبانه، در پاسخ خود واضح و مستقیم باشید.
مرحله 4: از لحن مناسب استفاده کنید مطمئن شوید که پیام متنی شما پیام شما را با لحنی مناسب منتقل می کند. از اهانت آمیز یا بی ادبانه به نظر نرسید، زیرا ممکن است بر روابط شما با تماس گیرنده تأثیر منفی بگذارد.
مرحله 5: توضیح مختصری ارائه دهید در حالی که همیشه لازم نیست توضیحی برای رد تماس ارائه شود، ارائه یک دلیل مختصر می تواند به تماس گیرنده کمک کند تا بفهمد چرا شما قادر به پاسخگویی نیستید. توضیحات را مختصر نگه دارید و از وارد شدن به جزئیات غیر ضروری خودداری کنید.
مرحله 6: جایگزینی پیشنهاد کنید در صورت امکان، روشی جایگزین برای برقراری ارتباط پیشنهاد دهید یا زمان خاصی را پیشنهاد دهید که در آن زمان برای صحبت در دسترس باشید. این نشان می دهد که شما برای مکالمه ارزش قائل هستید و مایلید زمان مناسب دیگری برای ارتباط پیدا کنید.
مرحله 7: پیام خود را ویرایش و تصحیح کنید قبل از ارسال پیام متنی، لحظه ای را به بررسی و ویرایش پاسخ خود اختصاص دهید. خطاهای املایی یا گرامری را بررسی کنید تا مطمئن شوید که پیام شما واضح و حرفه ای است.
مرحله 8: ارسال پیام متنی هنگامی که از پاسخ خود راضی شدید، پیام متنی را ارسال کنید تا تماس را رد کنید. در پاسخ سریع باشید تا تماس گیرنده را برای مدت طولانی منتظر نگذارید.
مرحله 9: در صورت لزوم پیگیری کنید پس از رد تماس با یک پیام متنی، مهم است که در صورت لزوم پیگیری کنید. اگر تماس گیرنده پاسخ داد یا دوباره تماس گرفت، مطمئن شوید که به نگرانی های او رسیدگی کرده یا در صورت نیاز کمک بیشتری ارائه دهید.
با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید با حفظ حرفه‌ای بودن و حسن نیت، تماس تلفنی با پیامک را به طور مؤثری رد کنید.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- Harvard Business Review: این منبع بینش ها و بهترین شیوه ها را در مورد جنبه های مختلف ارتباط، از جمله رد تماس های تلفنی با پیام های متنی، ارائه می دهد.
- Forbes: فوربس توصیه‌ها و نکاتی را در مورد آداب معاشرت حرفه‌ای ارائه می‌دهد، که می‌تواند هنگام پیمایش ارتباطات در سناریوهای مختلف مفید باشد.
- The Muse: The Muse یک پلت فرم مشاوره شغلی معتبر است که راهنمایی هایی را در زمینه ارتباطات در محل کار و مهارت های بین فردی ارائه می دهد. منابع آنها می تواند هنگام رد کردن مودبانه تماس های تلفنی مفید باشد.
