نحوه نوشتن گزارش حسابرسی: 14 مرحله و 36 نکته
نوشتن گزارش حسابرسی یک وظیفه ضروری برای حسابرسان است تا یافته‌ها و توصیه‌های خود را به‌طور مؤثر بیان کنند. گزارش حسابرسی خلاصه‌ای جامع از فرآیند حسابرسی، نتایج به‌دست‌آمده و هرگونه بهبود یا اقدام پیشنهادی را ارائه می‌کند. برای اطمینان از وضوح و اثربخشی گزارش حسابرسی خود، این 14 مرحله را همراه با 36 نکته دنبال کنید:
مرحله 1: درک هدف و دامنه حسابرسی قبل از شروع گزارش، داشتن درک روشنی از هدف و دامنه حسابرسی بسیار مهم است. این به شما کمک می کند تا مشخص کنید چه اطلاعاتی باید در گزارش گنجانده شود.
مرحله 2: شواهد کافی جمع آوری کنید همه شواهد مرتبط را در طول فرآیند حسابرسی جمع آوری کنید. این شواهد یافته ها و نتیجه گیری های شما در گزارش را پشتیبانی می کند. اطمینان حاصل کنید که شواهد کافی برای اثبات ادعاهای خود جمع آوری کرده اید.
مرحله 3: یافته های خود را سازماندهی کنید همه اطلاعات جمع آوری شده در طول ممیزی را بررسی و سازماندهی کنید. یافته های مرتبط را با هم گروه بندی کنید تا یک ساختار منطقی برای گزارش خود ایجاد کنید.
مرحله 4: با یک خلاصه اجرایی شروع کنید گزارش خود را با یک خلاصه اجرایی آغاز کنید که یک نمای کلی مختصر از اهداف حسابرسی، دامنه، یافته‌های کلیدی و توصیه‌ها ارائه می‌دهد. این بخش باید برای خوانندگانی که ممکن است دانش عمیقی از موضوع ندارند به راحتی قابل درک باشد.
مرحله 5: ارائه اطلاعات پس زمینه شامل اطلاعات پس زمینه در مورد واحد یا فرآیند حسابرسی شده باشد. این به خوانندگان کمک می کند تا زمینه ای را که در آن ممیزی انجام شده است درک کنند.
مرحله 6: روش شناسی حسابرسی را شرح دهید روش حسابرسی مورد استفاده را توضیح دهید، از جمله هر روش یا روش نمونه گیری به کار گرفته شده در طول فرآیند حسابرسی. این به خوانندگان بینشی در مورد نحوه انجام تحلیل خود می دهد.
مرحله 7: ارائه یافته های حسابرسی یافته های خود را به وضوح و عینی ارائه دهید. در صورت لزوم از جداول، نمودارها یا نمودارها برای افزایش درک استفاده کنید. هم جنبه های مثبت و هم زمینه هایی را برای بهبود در نظر بگیرید.
مرحله 8: از یافته ها با شواهد پشتیبانی کنید از یافته های خود با شواهد مرتبطی که در طول ممیزی به دست آمده است حمایت کنید. این می تواند شامل اسناد، مصاحبه ها، مشاهدات یا نتایج آزمون باشد. مطمئن شوید که منبع هر مدرک را ذکر کنید.
مرحله 9: یافته ها را تجزیه و تحلیل و تفسیر کنید یافته ها را برای شناسایی روندها، الگوها یا علل بالقوه تجزیه و تحلیل کنید. اهمیت این یافته ها را در ارتباط با اهداف حسابرسی تفسیر کنید و در صورت لزوم توضیحاتی ارائه دهید.
مرحله 10: ارزیابی ریسک ها و اثرات ریسک های مرتبط با هر یافته را ارزیابی کنید و اثرات بالقوه آنها را بر واحد تجاری یا فرآیند حسابرسی شده ارزیابی کنید. این به اولویت بندی توصیه ها و تعیین فوریت آنها کمک می کند.
مرحله 11: توصیه هایی ارائه کنید بر اساس تجزیه و تحلیل خود، توصیه های واضح و عملی برای بهبود ارائه دهید. هر توصیه باید خاص، قابل اجرا باشد و به مسائل شناسایی شده بپردازد.
مرحله 12: ورودی ذینفعان را در نظر بگیرید در طول فرآیند حسابرسی، هرگونه ورودی یا بازخورد از طرف سهامداران را در نظر بگیرید. این می تواند به اطمینان حاصل شود که توصیه های شما با نیازها و انتظارات آنها مطابقت دارد.
مرحله 13: شامل پاسخ مدیریت به واحد حسابرسی شده فرصت دهید تا به یافته ها و توصیه های شما پاسخ دهد. پاسخ آنها را در گزارش درج کنید تا دیدگاهی متعادل ارائه شود.
مرحله 14: گزارش را بررسی و نهایی کنید گزارش خود را برای وضوح، دقت و دستور زبان تصحیح، بررسی و ویرایش کنید. اطمینان حاصل کنید که از الزامات قالب بندی خاصی پیروی می کند. قبل از نهایی کردن گزارش در صورت امکان از همکاران بازخورد بگیرید.
در اینجا 36 نکته اضافی برای افزایش کیفیت گزارش حسابرسی شما آورده شده است:
- از سبک نوشتاری واضح و مختصر استفاده کنید.
- از اصطلاحات فنی خودداری کنید یا هر اصطلاح فنی استفاده شده را توضیح دهید.
- از سرفصل ها و زیرعنوان ها برای ساختار گزارش خود استفاده کنید.
- شماره صفحه را برای ارجاع آسان وارد کنید.
- از یک قالب ثابت در سراسر گزارش استفاده کنید.
- از نقاط گلوله یا لیست های شماره گذاری شده برای ارائه اطلاعات استفاده کنید.
- از جداول یا نمودارها برای ارائه داده های پیچیده استفاده کنید.
- ضمائم مربوطه را برای ارائه جزئیات بیشتر در صورت لزوم اضافه کنید.
- از لحن حرفه ای و رسمی استفاده کنید.
- در گزارش خود عینی و بی طرف باشید.
- زمینه کافی برای هر یافته یا توصیه ارائه کنید.
- از صدای فعال برای جذاب‌تر کردن گزارش استفاده کنید.
- مطمئن شوید که گزارش به خوبی سازماندهی شده و به صورت منطقی جریان دارد.
- از فرضیات یا عدم پشتیبانی خودداری کنیدبیانیه های ویرایش.
- هنگام توصیف یافته‌ها یا توصیه‌ها از زبان واضح و مشخص استفاده کنید.
- استنادها یا منابع مرتبط را برای پشتیبانی از ادعاهای خود لحاظ کنید.
- گزارش را چندین بار تصحیح کنید تا خطاها را حذف کنید.
- از ابزارهای بررسی املا و گرامر برای افزایش دقت استفاده کنید.
- گزارش را مختصر نگه دارید و از تکرار غیر ضروری خودداری کنید.
- از تکنیک‌های قالب‌بندی مانند پررنگ، مورب یا خط‌کش برای برجسته کردن اطلاعات مهم استفاده کنید.
- سطح تخصص مخاطب را در نظر بگیرید و گزارش را مطابق با آن تنظیم کنید.
- از یک سبک نوشتاری ثابت در طول گزارش استفاده کنید.
- از نظرات شخصی یا سوگیری در تحلیل خود اجتناب کنید.
- از یک الگوی گزارش حسابرسی برای سازگاری و کارایی استفاده کنید.
- برای پیمایش آسان فهرستی از مطالب را اضافه کنید.
- از عناوین بخش واضح برای راهنمایی خوانندگان در گزارش استفاده کنید.
- قبل از نوشتن گزارش، استانداردها یا دستورالعمل های حسابرسی قابل اجرا را بررسی کنید.
- قبل از نهایی کردن گزارش، از همکاران یا سرپرستان بازخورد بگیرید.
- اطمینان حاصل کنید که همه یافته‌ها با شواهد و اسناد پشتیبانی می‌شوند.
- هر گونه اختصار یا مخفف استفاده شده در گزارش را به وضوح تعریف کنید.
- به جزئیات قالب بندی مانند اندازه قلم، فاصله و حاشیه توجه کنید.
- استفاده از وسایل کمک بصری مانند فلوچارت ها یا نمودارها را برای افزایش درک در نظر بگیرید.
- از استفاده از زبان فنی بیش از حد که ممکن است خوانندگان را سردرگم کند اجتناب کنید.
- هر گونه محدودیت یا محدودیتی را که ممکن است بر فرآیند یا یافته های حسابرسی تأثیر گذاشته باشد، به وضوح بیان کنید.
- از یک ساختار منطقی برای ارائه یافته ها و توصیه های خود استفاده کنید.
- برای بازبینی و بهبود گزارش خود بر اساس بازخورد آماده باشید.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- موسسه حسابرسان داخلی (IIA) – IIA یک انجمن حرفه ای بین المللی برای حسابرسان داخلی است. وب سایت آنها راهنمایی و منابعی را در مورد جنبه های مختلف حسابرسی، از جمله نوشتن گزارش حسابرسی ارائه می دهد.
- موسسه حسابداران رسمی آمریکا (AICPA) – AICPA یک سازمان حرفه ای پیشرو برای حسابداران رسمی است. آنها منابع و انتشاراتی را ارائه می دهند که بینشی در مورد بهترین شیوه ها برای نوشتن گزارش حسابرسی ارائه می دهند.
- دفتر پاسخگویی دولت (GAO) – GAO یک آژانس مستقل است که خدمات حسابرسی، ارزیابی و تحقیق را برای کنگره ایالات متحده ارائه می دهد. گزارش ها و دستورالعمل های آنها در مورد نوشتن گزارش حسابرسی در این زمینه بسیار مورد توجه است.
برای اطمینان از صحت و اعتبار اطلاعات ارائه شده در این پاسخ، از این منابع معتبر استفاده شد.
