مراحل برگزاری یک جلسه آنلاین:

میزبانی یک جلسه آنلاین می تواند راهی موثر برای برقراری ارتباط و همکاری با اعضای تیم یا مشتریان از راه دور باشد. برای اطمینان از یک جلسه آنلاین موفق، می توانید این چهار مرحله را دنبال کنید:

1. آماده سازی: آمادگی مناسب برای تجربه یک جلسه آنلاین آنلاین بسیار مهم است. برای برنامه ریزی و سازماندهی جلسه از قبل وقت بگذارید.
   • هدف را تعریف کنید: هدف و نتایج مورد نظر جلسه را تعیین کنید. آنچه را که باید مورد بحث، تصمیم گیری یا دستیابی قرار گیرد، به وضوح تعریف کنید.
   • ایجاد دستور کار: یک دستور کار دقیق ایجاد کنید که موضوعاتی را که باید پوشش داده شود و زمان اختصاص داده شده برای هر مورد را مشخص می کند. قبل از جلسه دستور کار را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید.
   • پلتفرم مناسب را انتخاب کنید: یک پلت فرم جلسه آنلاین قابل اعتماد و کاربرپسند را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد. عواملی مانند قابلیت‌های کنفرانس ویدیویی، گزینه‌های اشتراک‌گذاری صفحه، و محدودیت‌های شرکت‌کننده را در نظر بگیرید.
   • ارسال دعوت‌نامه‌ها: دعوت‌نامه‌های جلسه را از قبل ارسال کنید، از جمله تاریخ، زمان، مدت زمان، دستور کار، و هرگونه جزئیات لازم برای ورود به سیستم یا پیوندها.
   • تست فناوری: اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان به فناوری مورد نیاز (مانند اتصال اینترنت پایدار، دستگاه‌های سازگار) دسترسی دارند و پلتفرم انتخابی را از قبل آزمایش کنید.
2. تعامل: درگیر نگه داشتن شرکت‌کنندگان در یک جلسه آنلاین برای حفظ تمرکز و به حداکثر رساندن بهره‌وری ضروری است.
   • تشویق مشارکت فعال: محیطی فراگیر ایجاد کنید که در آن همه شرکت‌کنندگان احساس راحتی کنند که مشارکت کنند. سوالات، نظرات و بحث ها را در طول جلسه تشویق کنید.
   • از وسایل کمک بصری استفاده کنید: از وسایل کمک بصری مانند نمایش اسلاید، اسناد، یا ویدئوها برای افزایش درک و تعامل استفاده کنید.
   • تفکیک محتوا: جلسات طولانی‌تر را به بخش‌های قابل مدیریت با استراحت‌های کوتاه در میان تقسیم کنید. این به جلوگیری از خستگی کمک می کند و به شرکت کنندگان اجازه می دهد اطلاعات را به طور موثرتری جذب کنند.
   • تخصیص نقش‌ها: نقش‌های خاصی را به شرکت‌کنندگان اختصاص دهید، مانند زمان‌دار یا یادداشت‌بر، برای توزیع مسئولیت‌ها و مشارکت فعال همه افراد.
3. ارتباط موثر: ارتباط شفاف و موثر برای انتقال دقیق اطلاعات و اطمینان از درک متقابل ضروری است.
   • روشن و مختصر صحبت کنید: کلمات خود را واضح بیان کنید و از صحبت کردن خیلی سریع خودداری کنید. مراقب تأخیرهای صوتی احتمالی که ممکن است بر ارتباطات تأثیر بگذارد، باشید.
   • از نشانه های بصری استفاده کنید: از زبان بدن و حالات چهره برای تقویت ارتباط استفاده کنید. برای ایجاد حس ارتباط با دوربین تماس چشمی را حفظ کنید.
   • گوش دادن فعال: به آنچه دیگران می‌گویند توجه کنید و با تکان دادن سر یا ارائه نشانه‌های کلامی، مشارکت خود را نشان دهید. برای نشان دادن گوش دادن فعال، نکات دیگران را خلاصه یا بازنویسی کنید.
   • توقعات را روشن کنید: به وضوح انتظارات مربوط به آداب ملاقات را بیان کنید، مانند بی صدا کردن میکروفون در هنگام صحبت نکردن، استفاده از عملکرد چت برای سوالات، یا بالا بردن دست ها برای نشان دادن تمایل به صحبت کردن.
4. اقدامات بعدی: پس از پایان جلسه آنلاین، پیگیری هر اقدام یا تصمیم مورد توافق مهم است.
   • ارسال صورتجلسه: صورتجلسه را به اشتراک بگذارید که نکات کلیدی مورد بحث، تصمیمات اتخاذ شده و اقدامات تعیین شده را خلاصه می کند. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان یک کپی دریافت می‌کنند.
   • تنظیم ضرب‌الاجل‌ها: مهلت‌هایی را برای تکمیل موارد اقدام به وضوح تعریف کنید و آنها را به افراد مرتبط اعلام کنید.
   • ارائه منابع: اگر برای انجام موارد اقدام به منابع یا مواد بیشتری نیاز است، فوراً آنها را تهیه کنید.
   • ارزیابی اثربخشی: در مورد اثربخشی جلسه فکر کنید و زمینه های بهبود را شناسایی کنید. درخواست بازخورد از شرکت کنندگان برای جمع آوری اطلاعات برای جلسات آینده.

نکات طلایی برای برگزاری جلسه آنلاین:

برای افزایش بیشتر تجربه جلسه آنلاین خود، در اینجا 24 نکته طلایی وجود دارد:

1. با اتصال از طریق اترنت یا نشستن در نزدیکی روتر Wi-Fi، از اتصال اینترنت پایدار مطمئن شوید.
2. از یک میکروفون و وب کم با کیفیت بالا برای انتقال واضح صدا و تصویر استفاده کنید.
3. مکانی آرام و بدون مزاحمت یا سر و صدای پس زمینه پیدا کنید.
4. برای حفظ حرفه ای بودن، همانطور که برای یک جلسه حضوری می پوشید لباس مناسب بپوشید.
5. تجهیزات و خانواده خود را تست کنیداز قبل خود را با ویژگی‌های پلتفرم جلسه به دروغ بگویید.
6. چند دقیقه زودتر وارد شوید تا مطمئن شوید که قبل از شروع جلسه همه چیز به درستی تنظیم شده است.
7. از هدست یا هدفون برای بهبود کیفیت صدا و کاهش نویز پس زمینه استفاده کنید.
8. با بستن برنامه های غیر ضروری یا برگه های مرورگر، وقفه ها را به حداقل برسانید.
9. اشتراک‌گذاری صفحه را برای ارائه اسناد، نمایش اسلاید یا تصاویر در طول جلسه فعال کنید.
10. از پس‌زمینه‌های مجازی در صورت وجود برای حفظ حریم خصوصی یا افزایش جذابیت بصری استفاده کنید.
11. برای ایجاد حس ارتباط با شرکت کنندگان، با دوربین تماس چشمی برقرار کنید.
12. از نشانه‌های غیرکلامی مانند حرکات دست یا تکان دادن سر برای نشان دادن تعامل و درک استفاده کنید.
13. شرکت‌کنندگان را تشویق کنید تا وقتی می‌خواهند صحبت کنند یا سؤالی بپرسند، از ویژگی «بالا بردن دست» استفاده کنند.
14. از ویژگی‌های چت برای مکالمات جانبی، سؤالات، یا اشتراک‌گذاری پیوندها یا منابع استفاده کنید.
15. با تمرکز بر گوینده و اجتناب از حواس پرتی، در گوش دادن فعال شرکت کنید.
16. از انجام چند کار در طول جلسه خودداری کنید تا کاملاً درگیر و حواستان باشد.
17. آهسته و واضح صحبت کنید و به شرکت‌کنندگان زمان بدهید تا اطلاعات را پردازش کنند.
18. از وسایل کمک بصری کم استفاده کنید و مطمئن شوید که برای همه شرکت کنندگان واضح و آسان است.
19. موضوعات پیچیده را برای درک بهتر و بحث به بخش های کوچکتر تقسیم کنید.
20. آداب جلسات خوب را تمرین کنید، مانند صحبت کردن به نوبت و احترام گذاشتن به نظرات دیگران.
21. در صورت لزوم، با اختصاص بحث‌های گروهی کوچک یا اتاق‌های جدایی، همکاری را تشویق کنید.
22. نکات کلیدی را در سرتاسر جلسه برای تقویت تفاهم و حفظ مطالب مرور کنید.
23. مراقب محدودیت‌های زمانی باشید و مطمئن شوید که جلسه طبق برنامه باقی می‌ماند.
24. از زمان و مشارکت شرکت کنندگان در پایان جلسه تشکر و قدردانی کنید.

این مراحل و نکات می تواند به شما کمک کند جلسات آنلاین موثری را برگزار کنید که همکاری، تعامل و بهره وری را تقویت می کند.

3 انتشارات مرجع معتبر/نام دامنه استفاده شده:

1. Harvard Business Review: یک نشریه تجاری معتبر که بینش ها و تحقیقات ارزشمندی را در مورد موضوعات مختلف مدیریت و رهبری ارائه می دهد.
2. Forbes: یک شرکت رسانه ای تجاری مشهور که به دلیل پوشش کارآفرینی، فناوری و رهبری شناخته شده است.
3. وبلاگ زوم: وبلاگ رسمی Zoom، یک پلتفرم جلسات آنلاین پرکاربرد، که نکات، بهترین شیوه‌ها و به‌روزرسانی‌ها را در مورد همکاری از راه دور ارائه می‌کند.