7 مرحله + قوانین و رویه جلسه
هنگامی که نوبت به برگزاری جلسات موثر می رسد، پیروی از یک فرآیند ساختاریافته می تواند به طور قابل توجهی بهره وری را افزایش دهد و اطمینان حاصل کند که همه شرکت کنندگان درگیر و متمرکز هستند. در اینجا هفت مرحله به همراه قوانین و رویه‌های جلسه وجود دارد که می‌تواند به شما در رسیدن به جلسات موفق کمک کند:
مرحله 1: آماده شدن برای جلسه قبل از برگزاری جلسه، آمادگی مناسب ضروری است. این مرحله شامل تعیین هدف جلسه، تعیین اهداف روشن و شناسایی شرکت کنندگان ضروری است. ایجاد یک دستور کار که موضوعات مورد بحث را مشخص کند و زمان مناسب را برای هر مورد اختصاص دهد بسیار مهم است. توزیع برنامه از قبل به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا آماده آمده و مشارکت معناداری داشته باشند.
مرحله 2: تنظیم قوانین پایه ایجاد قوانین پایه به حفظ نظم کمک می کند و تضمین می کند که همه فرصتی برای مشارکت دارند. برخی از قوانین رایج جلسه عبارتند از رسیدن به موقع، گوش دادن فعالانه به دیگران، احترام به دیدگاه های مختلف، اجتناب از گفتگوهای جانبی و رعایت محدودیت های زمانی برای هر مورد. با تنظیم قوانین اساسی در ابتدای جلسه، می توانید محیطی محترمانه و فراگیر ایجاد کنید.
مرحله 3: تسهیل جلسه در طول جلسه، داشتن یک تسهیل گر ماهر که بتواند بحث را هدایت کند و آن را در مسیر درست نگه دارد، بسیار مهم است. تسهیل کننده باید با بررسی دستور کار و اطمینان از اینکه همه اهداف را درک کرده اند، شروع کند. آنها باید مشارکت فعال همه شرکت کنندگان را تشویق کنند، هر گونه درگیری یا اختلالی را که به وجود می آید مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که تصمیمات بر اساس اجماع یا توافق اکثریت اتخاذ می شود.
مرحله 4: گرفتن دقیقه گرفتن صورتجلسه بخش مهمی از مستندسازی اتفاقاتی است که در طول جلسه رخ می دهد. این صورتجلسه باید نکات کلیدی بحث، تصمیمات اتخاذ شده، اقداماتی که به افراد اختصاص داده شده و هر مهلت مربوط به آن وظایف را در بر بگیرد. این اطلاعات به عنوان مرجعی برای شرکت کنندگان عمل می کند و مسئولیت اقدامات بعدی را فراهم می کند.
مرحله 5: تشویق مشارکت برای اطمینان از جلسات سازنده، تشویق مشارکت فعال همه شرکت کنندگان ضروری است. این را می توان با ایجاد یک محیط امن و فراگیر به دست آورد که در آن افراد احساس راحتی در اشتراک گذاری افکار و ایده های خود کنند. تسهیل گر می تواند از تکنیک های مختلفی مانند بحث های دور رفت، جلسات طوفان فکری، یا فعالیت های گروهی کوچک برای مشارکت دادن شرکت کنندگان و تقویت همکاری استفاده کند.
مرحله 6: مدیریت موثر زمان مدیریت زمان در جلسات بسیار مهم است تا اطمینان حاصل شود که تمام موارد دستور کار در چارچوب زمانی اختصاص داده شده پوشش داده می شوند. مجری باید بر ساعت نظارت داشته باشد، بحث ها را متمرکز نگه دارد، و در صورتی که مکالمات خارج از موضوع باشد، مداخله کند. ممکن است لازم باشد برای هر یک از موارد دستور کار زمان مشخصی اختصاص داده شود و به شرکت کنندگان یادآوری شود که زمان رفتن به موضوع بعدی فرا رسیده است.
مرحله 7: پیگیری و ارزیابی پس از پایان جلسه، پیگیری موارد اقدام و ارزیابی اثربخشی جلسه مهم است. وظایف محول شده باید به همراه هر مهلت یا دستورالعمل اضافی به افراد مربوطه ابلاغ شود. علاوه بر این، درخواست بازخورد از شرکت‌کنندگان از طریق نظرسنجی یا بحث‌های غیررسمی می‌تواند به شناسایی زمینه‌های بهبود در جلسات آینده کمک کند.
با پیروی از این هفت مرحله و اجرای قوانین و رویه های مناسب جلسات، می توانید کارایی و بهره وری جلسات خود را افزایش دهید.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال:
- Harvard Business Review (hbr.org): Harvard Business Review یک نشریه مشهور است که بینش و تحقیقی را در مورد موضوعات مختلف تجاری از جمله مدیریت مؤثر جلسات ارائه می دهد.
- MindTools (mindtools.com): MindTools منابع عملی و مقالاتی در مورد مهارت های مدیریت و رهبری ارائه می دهد. آنها راهنمایی هایی را برای برگزاری جلسات سازنده ارائه می دهند.
- موسسه مدیریت پروژه (pmi.org): موسسه مدیریت پروژه یک انجمن حرفه ای جهانی است که به مدیریت پروژه اختصاص دارد. آنها بهترین شیوه ها را برای مدیریت موثر جلسات ارائه می دهند.
لطفاً توجه داشته باشید که در حالی که این منابع معتبر در نظر گرفته می شوند، همیشه برای اطمینان از صحت و اعتبار، ارجاع اطلاعات با سایر منابع معتبر مهم است.
