نحوه خطاب به یک نماینده کنگره: ۱۱ قدم و ۲۱ نکته
هنگام برقراری ارتباط با مقامات منتخب، خطاب به یک نماینده یا نماینده مجلس با احترام و آداب مناسب ضروری است. در اینجا 11 مرحله و 21 نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا با یک نماینده کنگره به درستی برخورد کنید:
مرحله 1: از عنوان صحیح استفاده کنید هنگام صحبت با یک نماینده کنگره، مهم است که از عنوان مناسب استفاده کنید. در ایالات متحده، اعضای کنگره معمولاً به عنوان «کنگره‌کن» یا «کنگره‌زن» شناخته می‌شوند و پس از آن نام خانوادگی آنها ذکر می‌شود.
مرحله 2: شامل افتخاری مناسب هنگام نوشتن نامه یا ایمیل رسمی، مرسوم است که قبل از نام خانوادگی نماینده کنگره، یک افتخار ذکر شود. متداول ترین افتخارات مورد استفاده «آقا» است. برای نمایندگان مرد و “خانم” برای نمایندگان زن با این حال، اگر یک نماینده کنگره عنوان بالاتری مانند “دکتر” داشته باشد. یا “محترم” باید به جای آن استفاده شود.
مرحله 3: نام و عنوان صحیح را تأیید کنید قبل از صحبت با یک نماینده کنگره، مطمئن شوید که نام و عنوان صحیح آنها را دوباره بررسی کنید. این اطلاعات را معمولاً می توان در وب سایت های رسمی دولتی یا از طریق منابع موثق یافت.
مرحله 4: استفاده از صلوات مناسب در ارتباطات کتبی در ارتباطات کتبی، مودبانه است که با سلامی مانند «نماینده محترم کنگره [نام خانوادگی]» یا «کنگره‌زن عزیز [نام خانوادگی]» شروع کنید. این یک لحن محترمانه برای پیام شما ایجاد می کند.
مرحله 5: در برقراری ارتباط کلامی محترمانه رفتار کنید هنگام صحبت با یک نماینده کنگره به صورت حضوری یا تلفنی، همیشه لحن محترمانه ای داشته باشید. هنگام صحبت مستقیم با آنها از عباراتی مانند “نماینده [نام خانوادگی]” یا “کنگره [نام خانوادگی]” استفاده کنید.
مرحله 6: استفاده از عنوان کامل آنها را در نظر بگیرید در محیط‌های رسمی‌تر یا هنگام صحبت با مقامات بلندپایه، ممکن است مناسب باشد از عنوان کامل نماینده کنگره استفاده کنید، مانند «محترم [نام کامل]. ” با این حال، این در اکثر موارد ضروری نیست.
مرحله 7: خطاب به یک نماینده کنگره بر اساس ناحیه یا ایالت آنها راه دیگر برای خطاب به نماینده کنگره استفاده از ناحیه یا ایالت آنها است. برای مثال، می‌توانید بگویید «نماینده از [منطقه/ایالت]» یا «نماینده [منطقه/ایالت]». این نشان می دهد که شما از حوزه انتخابیه آنها آگاه هستید و نقش آنها را به عنوان نماینده تصدیق می کنید.
مرحله 8: از تلفظ صحیح استفاده کنید مطمئن شوید که نام نماینده کنگره را به درستی تلفظ کرده اید. اگر مطمئن نیستید، بهتر است به جای اشتباه تلفظ کردن نام آنها، توضیح بخواهید.
مرحله 9: از خدمات آنها قدردانی نشان دهید هنگام صحبت با یک نماینده کنگره، همیشه مناسب است که از خدمات عمومی آنها تشکر کنید. یک عبارت ساده مانند “از خدمات شما متشکرم” می تواند در ایجاد یک ارتباط مثبت کمک زیادی کند.
مرحله 10: در ارتباطات خود شفاف و مختصر باشید چه در نوشتن نامه، ایمیل یا صحبت مستقیم با یک نماینده کنگره، مطمئن شوید که پیام شما واضح و مختصر است. هدف یا نگرانی خود را به طور خلاصه بیان کنید تا از ارتباط موثر اطمینان حاصل کنید.
مرحله 11: کانال های ارتباطی مناسب را دنبال کنید برای پرداختن مؤثر به یک نماینده کنگره، مهم است که از کانال های ارتباطی مناسب استفاده کنید. این ممکن است شامل تماس با دفتر آنها از طریق ایمیل، تماس های تلفنی یا مکاتبات کتبی باشد. در مورد روش ارتباطی ترجیحی برای نماینده خاصی که می خواهید به آن اشاره کنید تحقیق کنید.
در اینجا 21 نکته اضافی وجود دارد که باید هنگام صحبت کردن با یک نماینده کنگره در نظر داشته باشید:
- تحقیق خود را انجام دهید: قبل از تماس با سوابق، موقعیت ها و ابتکارات فعلی نماینده کنگره آشنا شوید.
- مودب و حرفه ای باشید: در طول ارتباط خود لحن محترمانه ای داشته باشید.
- مختصر باشید: پیام خود را مختصر و دقیق نگه دارید.
- استفاده از دستور زبان و املای مناسب: مطمئن شوید که ارتباط نوشتاری شما عاری از خطا است.
- در یک زمان به یک موضوع بپردازید: برای جلوگیری از سردرگمی بر روی یک موضوع در هر ارتباط تمرکز کنید.
- اطلاعات مرتبط را درج کنید: هر گونه جزئیات لازم یا اسناد پشتیبانی مربوط به نگرانی خود را ارائه دهید.
- مشخص باشید: به وضوح بیان کنید که چه اقدام یا پاسخی را از نماینده کنگره می‌خواهید.
- از لحن رسمی استفاده کنید: از استفاده از زبان عامیانه یا غیررسمی در ارتباطات خود اجتناب کنید.
- از حملات شخصی خودداری کنید: به موضوع مورد نظر پایبند باشید و از انتقاد شخصی خودداری کنید.
- صبور باشید: بدانید که نمایندگان کنگره ارتباطات متعددی دریافت می‌کنند، بنابراین دریافت پاسخ ممکن است زمان ببرد.
- در صورت لزوم پیگیری کنید: اگر در یک بازه زمانی معقول پاسخی دریافت نکردید، با یک یادآوری مودبانه پیگیری کنید.
- از respectfu استفاده کنیدl language: کلمات خود را با دقت انتخاب کنید و از زبان تحریک آمیز یا توهین آمیز پرهیز کنید.
- از رویدادهای جاری مطلع باشید: فعالیت های اخیر نماینده کنگره و دستور کار قانونگذاری را برای شرکت در گفتگوهای معنادار درک کنید.
- در جلسات تالار شهر شرکت کنید: از فرصت ها برای ملاقات حضوری با نماینده کنگره خود استفاده کنید و مستقیماً به نگرانی های خود رسیدگی کنید.
- در رسانه های اجتماعی شرکت کنید: نماینده کنگره را در پلتفرم های رسانه های اجتماعی دنبال کنید و در صورت لزوم در بحث های سازنده شرکت کنید.
- به گروه‌های مدافع بپیوندید: با افراد و سازمان‌های همفکر خود همکاری کنید تا صدای خود را تقویت کنید.
- از ابتکارات قانونی حمایت کنید: حمایت خود را از لوایح یا سیاست هایی که با عقاید و علایق شما همسو هستند، ابراز کنید.
- مداوم اما محترم باشید: اگر نگرانی‌های مداوم دارید، با حفظ رویکرد محترمانه به تعامل با دفتر نماینده کنگره ادامه دهید.
- داستان ها یا تجربیات شخصی را به اشتراک بگذارید: در صورت مرتبط بودن، حکایت های شخصی را برای نشان دادن تأثیر سیاست ها یا مسائل خاص ارائه دهید.
- تخصص یا منابع را پیشنهاد دهید: اگر دانش یا منابع تخصصی دارید که می تواند به نماینده کنگره کمک کند، با احترام کمک خود را ارائه دهید.
- رای دادن در انتخابات: با رای دادن به نامزدهایی که نماینده ارزش‌ها و نگرانی‌های شما هستند، در فرآیند دموکراتیک شرکت کنید.
3 انتشارات مرجع معتبر یا نام دامنه مورد استفاده در پاسخ به این سوال
- مجلس نمایندگان ایالات متحده: وب‌سایت رسمی مجلس نمایندگان ایالات متحده اطلاعاتی درباره اعضا، عناوین و فرم‌های صحیح آدرس ارائه می‌کند.
- سنای ایالات متحده: وب‌سایت رسمی سنای ایالات متحده اطلاعاتی مشابه وب‌سایت مجلس نمایندگان ارائه می‌دهد، اما بر سناتورها تمرکز دارد.
- موسسه پست امیلی: موسسه پست امیلی منبعی مشهور برای آداب معاشرت و آداب مناسب، از جمله راهنمایی در مورد خطاب به مقامات منتخب است.
از این منابع برای اطمینان از صحت و اطمینان در پاسخ به سوال استفاده شد.
